Nebenkostenabrechnung: Vorlage, Muster oder Rechner?
Wer „Nebenkostenabrechnung Vorlage" sucht, findet Dutzende Excel-Tabellen zum Herunterladen. Für ein Mehrfamilienhaus, das Ihnen ganz gehört, sind die brauchbar. Für eine vermietete Eigentumswohnung sind sie es nicht – und der Grund liegt nicht an der Tabelle, sondern an dem Papier, das Sie hineintippen sollen.
Was eine Vorlage leistet
Eine Excel-Vorlage rechnet. Sie summiert Kostenarten, teilt sie durch die Quadratmeter, zieht die Vorauszahlungen ab und wirft ein Ergebnis aus. Wenn Sie ein Haus mit vier Wohnungen besitzen und Ihre Rechnungen selbst sammeln – Müllgebühr, Versicherung, Hausmeister –, ist das genau das richtige Werkzeug. Sie kennen die Zahlen, Sie kennen die Flächen, die Tabelle nimmt Ihnen das Rechnen ab.
Wo sie bei einer Eigentumswohnung aufhört
Bei einer Eigentumswohnung sammeln Sie keine Rechnungen. Sie bekommen einmal im Jahr die Hausgeldabrechnung Ihrer WEG-Verwaltung – ein Dokument zwischen sechs und vierzig Seiten, das für ein anderes Verhältnis gemacht ist: zwischen Ihnen und der Eigentümergemeinschaft, nicht zwischen Ihnen und Ihrem Mieter.
Eine leere Tabelle hilft Ihnen dabei an fünf Stellen nicht:
- Sie müssen alles abtippen. Zwanzig bis vierzig Positionen, jede mit Gesamtkosten, Verteilerschlüssel und Ihrem Anteil. Die Vorlage ist leer; die Arbeit besteht nicht aus dem Rechnen, sondern aus dem Heraussuchen.
- Sie müssen wissen, was nicht hineindarf. Die Zuführung zur Erhaltungsrücklage steht in jeder Hausgeldabrechnung und gehört nie auf den Mieter. Die Verwaltervergütung ebenso wenig. Reparaturen am Gemeinschaftseigentum auch nicht. Eine Sonderumlage fast nie. Eine Tabelle fragt nicht nach – sie addiert, was Sie hineinschreiben.
- Der Zeitraum stimmt oft nicht. Viele Gemeinschaften rechnen nicht nach dem Kalenderjahr ab. Dann deckt sich der Zeitraum der Hausgeldabrechnung nicht mit dem Ihres Mietvertrags, und Sie müssen umrechnen (dazu ausführlich hier).
- Heizkosten dürfen Sie nicht nach Tagen teilen. Bei einem Mieterwechsel mitten im Jahr verlangt die Heizkostenverordnung eine Zwischenablesung oder eine Aufteilung nach Gradtagszahlen. Wer stattdessen durch 365 teilt, gibt dem Mieter das Recht, um 15 Prozent zu kürzen.
- Die Grundbesitzabgaben fehlen. Sie stehen nicht in der Hausgeldabrechnung, sondern in Ihrem Bescheid der Gemeinde. In keiner Vorlage ist dafür ein Feld vorgesehen, und vergessen wird der Posten am häufigsten.
Ein Beispiel mit Zahlen
Eine Hausgeldabrechnung weist für Ihre Wohnung eine Gesamtbelastung von 4.118 € aus. Wer diese Zahl in eine Vorlage trägt und die Vorauszahlungen abzieht, hat eine unwirksame Abrechnung erstellt. Richtig ist:
| Gesamtbelastung laut Hausgeldabrechnung | 4.118,00 € |
| abzüglich Zuführung zur Erhaltungsrücklage | − 622,00 € |
| abzüglich Verwaltervergütung, Reparaturen, Kontogebühren | − 584,80 € |
| umlagefähig auf den Mieter | 2.911,20 € |
| zuzüglich Grundbesitzabgaben aus dem Bescheid | + 354,42 € |
| Betrag der Betriebskostenabrechnung | 3.265,62 € |
Zwischen der Zahl auf dem Verwalterpapier und der Zahl für den Mieter liegen 852,38 € – Geld, das Sie zu Unrecht verlangt hätten. Ein Mieter, der widerspricht, hat damit recht, und Ihre gesamte Abrechnung steht in Frage.
Was hausgeldpilot.de stattdessen macht
Sie laden die Hausgeldabrechnung hoch. Der Rechner liest die Positionen aus, schlägt für jede vor, ob sie umlagefähig ist, rechnet den Anteil für Ihre Mietzeit und stellt das Ergebnis gegen die Zwischensummen des Originals. Am Ende steht die fertige Betriebskostenabrechnung: Anschreiben, Anlage 1 mit allen Kostenarten und Verteilerschlüsseln, Anlage 2 nach § 35a EStG – so sieht sie aus.
Sie müssen keine Flächen ausmessen und keine Miteigentumsanteile nachrechnen: Die Verteilung hat Ihre Verwaltung bereits vorgenommen. Was Sie brauchen, sind drei Unterlagen – welche genau, steht hier.
Hochladen, Rechnen und die Vorschau kosten nichts. Sie sehen jede Position und das Ergebnis in Euro, bevor Sie sich entscheiden. Sie rechnen seit Jahren selbst und fragen sich, was sich lohnt? Excel und hausgeldpilot.de im Vergleich.
Vorlagen, die wirklich helfen
Für alles neben der Abrechnung ist eine Vorlage genau richtig – dort gibt es nichts auszurechnen, sondern nur richtig zu formulieren. Diese hier sind kostenlos, ohne Anmeldung und als PDF ausfüllbar:
- Mahnung zur Nebenkostennachzahlung – wenn der Mieter nicht zahlt.
- Anpassung der Vorauszahlung nach § 560 Abs. 4 BGB.
- Zwischenablesung anfordern – beim Mieterwechsel, bevor die Heizkosten unteilbar werden.
- Kautionsabrechnung zum Mietende.
- Alle elf Formulare im Überblick
Häufige Fragen
Gibt es hier eine Excel-Vorlage zum Herunterladen?
Nein, und das ist Absicht. Für eine Eigentumswohnung wäre eine leere Tabelle die falsche Hilfe: Sie nimmt Ihnen weder das Abtippen ab noch die Entscheidung, welche Position auf den Mieter darf. Beides erledigt der Rechner – und bis zum fertigen Dokument kostet er nichts.
Darf ich die Hausgeldabrechnung einfach an den Mieter weitergeben?
Nein. Sie ist für das Verhältnis zur Eigentümergemeinschaft gemacht und enthält Posten, die den Mieter nichts angehen. Sie gehört als Beleg dazu, nicht als Abrechnung. Ausführlich hier.
Was passiert, wenn ich eine nicht umlagefähige Position weitergebe?
Der Mieter kann die Abrechnung insoweit zurückweisen. Formelle Fehler machen sie ganz unwirksam, inhaltliche nur teilweise – in beiden Fällen zahlen Sie drauf. Was nie auf den Mieter darf.
Bis wann muss die Abrechnung beim Mieter sein?
Binnen zwölf Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums, beim Kalenderjahr also bis zum 31. Dezember des Folgejahres (§ 556 Abs. 3 BGB). Danach ist eine Nachforderung ausgeschlossen; ein Guthaben schulden Sie trotzdem. Mehr zur Frist.