Drei Unterlagen. Mehr braucht die Nebenkostenabrechnung nicht.
Wer eine Eigentumswohnung vermietet, muss keine Flächen ausmessen und keine Miteigentumsanteile nachrechnen. Die Verwaltung hat die Verteilung längst vorgenommen – drei Dokumente reichen.
Die Hausgeldabrechnung Ihrer Verwaltung
Das wichtigste Dokument ist die Hausgeldabrechnung der WEG-Verwaltung für den betreffenden Abrechnungszeitraum – die Jahresabrechnung, nicht der Wirtschaftsplan. Sie weist die tatsächlich angefallenen Kosten der Gemeinschaft aus, aufgeteilt nach Kostenarten und bereits nach Miteigentumsanteilen oder dem in der Teilungserklärung vereinbarten Schlüssel verteilt.
Genau darin liegt der Vorteil gegenüber Vermietern eines ganzen Hauses: Die Verwaltung hat die Verteilung bereits vorgenommen. Sie müssen die Gesamtkosten des Gebäudes nicht selbst auf Ihre Einheit umrechnen, sondern übernehmen die Zeile, die Ihre Wohnung betrifft. Was Sie selbst noch tun müssen: aus dieser Zeile die nicht umlagefähigen Posten herausrechnen und die verbleibenden Kosten auf den Mieter verteilen.
Liegt Ihnen nur der Wirtschaftsplan vor, reicht das nicht. Der Wirtschaftsplan ist eine Vorausschau auf das kommende Jahr, keine Abrechnung tatsächlicher Kosten. Erst die Jahresabrechnung der WEG, meist nach der Eigentümerversammlung erstellt, liefert die Zahlen, die Sie brauchen.
Der Grundbesitzabgabenbescheid
Die Grundsteuer ist zwar Teil des Hausgeldes, wird von vielen Verwaltungen aber gar nicht oder nicht klar erkennbar in der Hausgeldabrechnung ausgewiesen – sie wird oft direkt von der Stadt an den einzelnen Eigentümer festgesetzt.
Maßgeblich ist der aktuelle Grundbesitzabgabenbescheid Ihrer Stadt oder Gemeinde, nicht der vom Vorjahr. Seit der Grundsteuerreform haben sich die Beträge vielerorts deutlich verschoben, in beide Richtungen.
Taucht die Grundsteuer in der Hausgeldabrechnung auf, gleichen Sie den dortigen Betrag mit dem Bescheid ab. Weichen sie voneinander ab, ist meist der Bescheid maßgeblich – die Hausgeldabrechnung kann veraltete oder gerundete Werte enthalten.
Die tatsächlich geleisteten Vorauszahlungen
Für die Gegenrechnung brauchen Sie die Summe der Vorauszahlungen, die Ihr Mieter im Abrechnungszeitraum tatsächlich gezahlt hat – nicht die im Mietvertrag vereinbarte Summe. Gab es Zahlungsrückstände, eine unterjährige Anpassung oder Monate mit Nichtzahlung, muss das in der tatsächlichen Summe stecken. Ziehen Sie diese Zahlen am besten direkt aus Ihrem Mietkonto oder den Kontoauszügen, nicht aus dem Mietvertrag.
Drei Unterlagen hochladen oder eintragen – fertig ist die Abrechnung.
Laden Sie die Hausgeldabrechnung hoch, tragen Sie die Grundsteuer aus dem Bescheid und die geleisteten Vorauszahlungen ein. Das Werkzeug trennt automatisch umlagefähige von nicht umlagefähigen Positionen und erzeugt daraus die fertige Abrechnung. Rechnen und Vorschau kosten nichts.
Was Sie ausdrücklich nicht brauchen
Drei Angaben, nach denen Vermieter regelmäßig suchen, obwohl sie für die Nebenkostenabrechnung einer Eigentumswohnung nicht nötig sind:
- Wohnfläche und Miteigentumsanteil. Die Verwaltung hat die Verteilung der WEG-Kosten bereits anhand dieser Werte vorgenommen. Für die Umrechnung auf Ihre einzelne Wohnung müssen Sie sie nicht erneut heranziehen – es sei denn, Ihr Mietvertrag verwendet einen abweichenden Verteilerschlüssel gegenüber dem Mieter, etwa Personenzahl statt Fläche.
- Die Teilungserklärung. Relevant für das Verhältnis zur Eigentümergemeinschaft, nicht für die Abrechnung gegenüber dem Mieter.
- Protokolle der Eigentümerversammlung. Ein Beschluss der Versammlung ist keine Voraussetzung für Ihre Betriebskostenabrechnung – das hat der Bundesgerichtshof ausdrücklich entschieden (VIII ZR 249/15, VIII ZR 50/16). Seit dem WEMoG 2020 wird ohnehin nur noch die Abrechnungsspitze beschlossen, nicht das Zahlenwerk der Jahresabrechnung (§ 28 Abs. 2 WEG).
Häufige Fragen zu den Unterlagen
Was, wenn die Hausgeldabrechnung noch nicht vorliegt?
Ihre Frist gegenüber dem Mieter läuft unabhängig davon, wann die Hausgeldabrechnung bei Ihnen eintrifft. Kommt sie regelmäßig knapp, rechnen Sie notfalls anhand eigener Unterlagen ab und korrigieren später inhaltlich – das ist zulässig, eine formelle Korrektur nach Fristablauf dagegen nicht.
Reicht eine Kopie der Hausgeldabrechnung, oder brauche ich das Original?
Eine Kopie oder ein digitaler Scan genügt für Ihre eigene Abrechnung. Verlangt Ihr Mieter Belegeinsicht, zeigen Sie ihm die Originalbelege bzw. die Abrechnung im Original oder als beglaubigte Kopie, je nach Zumutbarkeit.
Was, wenn die Vorauszahlungen unterjährig angepasst wurden?
Dann verwenden Sie für jeden Monat die tatsächlich geltende Höhe und addieren die Summe über den gesamten Zeitraum. Eine nachträgliche Erhöhung wirkt nicht rückwirkend auf bereits vergangene Monate.
Muss ich Belege für jede einzelne Kostenposition sammeln?
Für die eigene Abrechnung reicht die Hausgeldabrechnung als Sammelnachweis. Belege für einzelne Rechnungen liegen bei der Verwaltung und werden erst bei einem Einsichtsverlangen des Mieters relevant – dann i. d. R. bei der Verwaltung, nicht bei Ihnen persönlich.
Muss ich meinem Mieter diese Unterlagen zeigen, wenn er fragt?
Ja. Ihr Mieter kann Einsicht in die Belege verlangen (§ 259 BGB), und bis Sie sie ihm vorlegen, darf er eine Nachzahlung zurückhalten – die Abrechnung ist dann zwar wirksam, aber nicht fällig. Es geht um dieselben drei Unterlagen: Einzelabrechnung der Hausverwaltung, Grundsteuerbescheid der Gemeinde und Heizkostenabrechnung des Messdienstes.
Am einfachsten legen Sie Einzelabrechnung und Heizkostenabrechnung gleich bei; dann ist die Frage erledigt, bevor sie kommt. Den Grundsteuerbescheid sollten Sie dagegen nicht mitschicken: Er nennt Angaben zu Ihrem Eigentum, die Ihren Mieter nichts angehen. Halten Sie ihn bereit und zeigen Sie ihn auf Verlangen.
Nebenkostenabrechnung aus den drei Unterlagen erstellen: Hausgeldabrechnung hochladen, Positionen prüfen, fertige Abrechnung ausdrucken.
Rechnen und Vorschau kosten nichts.