Die WEG rechnet von Juli bis Juni ab. Ihr Mieter auch?

Ein Wirtschaftsjahr, das nicht am 1. Januar beginnt, ist erlaubt – und für Sie kein Problem, solange Sie den Zeitraum konsequent durchhalten. Teuer wird es an einer einzigen Stelle: bei den Vorauszahlungen, die Sie dagegenrechnen.

Warum ein abweichender Zeitraum zulässig ist

Das Gesetz schreibt kein Kalenderjahr vor. § 556 Abs. 3 BGB verlangt nur, dass jährlich abgerechnet wird, und die Rechtsprechung liest daraus einen Abrechnungszeitraum von höchstens zwölf Monaten. Wann diese zwölf Monate beginnen, ist offen.

In der Wohnungseigentümergemeinschaft ist das genauso: Das Wirtschaftsjahr, auf das sich Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung beziehen, legt die Gemeinschaft selbst fest. Meist ist es das Kalenderjahr, aber viele Verwaltungen arbeiten mit einem versetzten Jahr – häufig, weil die Heizkostenabrechnung des Messdienstes an der Heizperiode hängt und dann nicht mitten im Winter geschnitten werden muss.

Für Sie als Vermieter hat das einen praktischen Vorteil: Sie können die Zahlen der Verwaltung unverändert übernehmen, statt zwei Jahresabrechnungen anteilig zusammenzurechnen. Voraussetzung ist, dass Sie gegenüber Ihrem Mieter denselben Zeitraum verwenden.

Welcher Zeitraum für Ihren Mieter gilt

Sehen Sie zuerst in den Mietvertrag. Steht dort ein Abrechnungszeitraum – oft als „Abgerechnet wird jeweils zum 31. Dezember“ –, dann ist das der vereinbarte Zeitraum, und Sie können ihn nicht einfach stillübergehen.

Steht dort nichts, bestimmen Sie ihn. Was Sie einmal gewählt haben, behalten Sie bei; ein Abrechnungszeitraum, der von Jahr zu Jahr wandert, ist für den Mieter nicht nachprüfbar.

Wichtig ist die Unterscheidung: Die Hausgeldabrechnung regelt Ihr Verhältnis zur Gemeinschaft, die Betriebskostenabrechnung Ihr Verhältnis zum Mieter. Das sind zwei getrennte Abrechnungen, die zufällig dieselben Zahlen verwenden. Es gibt keine Regel, die den Mietvertrag an das Wirtschaftsjahr der WEG bindet – nur eine sehr gute praktische Begründung, beides gleichzuschalten.

Angleichen oder umrechnen – zwei Wege

Weg 1: den mietvertraglichen Zeitraum auf das Wirtschaftsjahr umstellen. Danach passen Hausgeldabrechnung und Mieterabrechnung aufeinander, und die Sache erledigt sich für alle Folgejahre. Beim Umstellen darf allerdings weder eine Lücke entstehen noch ein Monat doppelt abgerechnet werden.

Dafür schieben Sie eine Rumpfperiode ein, die kürzer als zwölf Monate ist: rechnen Sie bisher zum 31. Dezember ab und wollen künftig zum 30. Juni, dann bekommt der Mieter einmal eine Abrechnung über die sechs Monate vom 1. Januar bis zum 30. Juni. Kürzer als zwölf Monate darf ein Abrechnungszeitraum sein, länger nicht.

Weg 2: beim Kalenderjahr bleiben und umrechnen. Sie nehmen die zweite Hälfte der einen und die erste Hälfte der nächsten Hausgeldabrechnung und setzen daraus das Kalenderjahr zusammen.

Das ist zulässig, aber aufwendig, und es hat zwei Häken: Sie können erst abrechnen, wenn beide Hausgeldabrechnungen vorliegen – das kann bis weit ins zweite Folgejahr dauern – und die Heiz- und Warmwasserkosten lassen sich nicht sauber halbieren. Verbrauch verteilt sich nicht gleichmäßig über das Jahr, und die Abrechnung des Messdienstes bezieht sich ohnehin auf ihre eigene Periode.

Wenn Sie die Wahl haben, nehmen Sie Weg 1.

Der Fehler, der Geld kostet

Er steckt nicht in den Kosten, sondern in dem, was Sie davon abziehen. Die Kostenseite übernehmen Sie aus der Hausgeldabrechnung; die Verwaltung hat den Zeitraum bereits richtig zugeordnet.

Die Vorauszahlungen dagegen müssen Sie zuordnen – und wer aus Gewohnheit die zwölf Monatszahlungen des Kalenderjahres addiert, rechnet ein halbes Jahr zu viel und ein halbes Jahr zu wenig gegen. Bei einer Vorauszahlung von 180 Euro und einer Erhöhung im Januar sind das schnell dreistellige Beträge in die falsche Richtung.

Zwei weitere Posten brauchen bei einem versetzten Zeitraum Aufmerksamkeit:

• Die Grundsteuer bekommen Sie kalenderjährlich bescheinigt, nicht nach Wirtschaftsjahr. Bei einem Zeitraum von Juli bis Juni rechnen Sie sie zeitanteilig aus zwei Bescheiden zusammen – sie kommt nicht aus der Hausgeldabrechnung, sondern von Ihnen.
• Bei Mieterwechsel im laufenden Zeitraum gilt derselbe Zeitraum wie sonst, nur eben mit zeitanteiliger Aufteilung. Für Heiz- und Warmwasserkosten reicht die Aufteilung nach Tagen dabei nicht: § 9b HeizkostenV verlangt eine Zwischenablesung oder eine Verteilung nach Gradtagszahlen.

Was nicht in die Mieterabrechnung gehört, bleibt auch bei abweichendem Zeitraum draußen: die Erhaltungsrücklage, Entnahmen daraus für Instandhaltung, die Verwaltervergütung – und vor allem die Abrechnungsspitze. Der Nachschuss, den Sie an die Gemeinschaft zahlen, betrifft ausschließlich Ihr Verhältnis zur WEG.

Wann Ihre Frist abläuft

Die Zwölfmonatsfrist des § 556 Abs. 3 BGB hängt am Ende Ihres Abrechnungszeitraums, nicht am Kalender. Endet Ihr Zeitraum am 30. Juni 2025, muss die Abrechnung dem Mieter bis zum 30. Juni 2026 zugehen – maßgeblich ist der Zugang, nicht das Absenden. Ein versetztes Wirtschaftsjahr verschiebt Ihre Frist also mit, in beide Richtungen.

Zwei verbreitete Irrtümer dazu. Erstens: Der Beschluss der Eigentümerversammlung ist keine Voraussetzung für Ihre Betriebskostenabrechnung. Der Bundesgerichtshof hat das ausdrücklich entschieden (VIII ZR 249/15, VIII ZR 50/16).

Seit dem WEMoG 2020 wird ohnehin nur noch die Abrechnungsspitze beschlossen, nicht das Zahlenwerk der Jahresabrechnung (§ 28 Abs. 2 WEG). Zweitens: Kommt die Hausgeldabrechnung spät, ist das kein Entschuldigungsgrund. Sie müssen notfalls anhand eigener Unterlagen abrechnen und später inhaltlich korrigieren.

Gerade bei einem Wirtschaftsjahr, das im Sommer endet, wird das eng: Die Eigentümerversammlung liegt oft erst im Frühjahr darauf, und dann bleiben wenige Wochen. Wer den Termin kennt, plant das ein.