Datenschutz und Sicherheit
Auf einer Hausgeldabrechnung stehen Namen, Beträge und oft die Daten Ihrer Mieter. Hier steht knapp, wo diese Daten hingehen, wie lange sie bleiben und womit wir sie schützen. Verbindlich sind die Datenschutzerklärung und der Vertrag zur Auftragsverarbeitung.
Was mit Ihren Unterlagen geschieht
- Zuerst liest Ihr Browser. Ein digital erzeugtes PDF wird auf Ihrem Gerät ausgelesen und berechnet; die Datei verlässt es dabei nicht.
- Bei Bedarf liest eine KI. Bei Scans und Fotos – und wenn die gelesenen Zahlen nicht zu den Summen des Dokuments passen – gehen Abbilder der Seiten über unseren Server an OpenAI. Unser Server hält sie nur für die Dauer der Anfrage im Arbeitsspeicher. Das steht am Dateifeld, bevor Sie eine Datei auswählen.
- Es geht auch ohne. Alle Positionen lassen sich von Hand eintragen; dann verlässt keine Datei Ihren Rechner.
Ausführlich, mit Schaubild: Werden meine Dokumente hochgeladen?
Was wir speichern – und wie lange
| Was | Wo | Wie lange |
|---|---|---|
| Hochgeladene Unterlagen und Seitenbilder | Arbeitsspeicher unseres Servers | nur für die Dauer der Anfrage |
| Seitenbilder bei OpenAI | OpenAI | nach Angaben des Anbieters höchstens 30 Tage (Erkennung von Missbrauch) |
| Fertige Abrechnung beim Versand (PDF und Word) | Arbeitsspeicher, danach nur Ihr Postfach | nur während des Versands; unzustellbare Rückläufer höchstens 30 Tage |
| Kauf: interner Schlüssel, Kennung bei Stripe, Betrag, Zeitpunkte – ohne Name, Anschrift, E-Mail-Adresse und ohne Angaben zum Objekt | Datenbank auf unserem Server | bis zu zehn Jahre (handels- und steuerrechtliche Aufbewahrung) |
| Freigabeprotokoll im Werkzeug für Mehrfamilienhäuser (Prüfsumme, pseudonym) | Datenbank auf unserem Server | drei Jahre |
| Zugriffs- und Systemprotokolle mit IP-Adresse | Server | sieben Tage |
| Ihre Anfragen per E-Mail oder Kontaktformular | unser Postfach | bis Ihr Anliegen erledigt ist, soweit keine Aufbewahrungspflicht besteht |
| Reichweitenmessung: Ereignis, Seite, Stunde – ohne IP-Adresse, ohne Kennung | Datenbank auf unserem Server | ohne Frist; eine Zuordnung zu Ihnen ist nicht möglich |
| Formatmerkmal einer Abrechnung: nicht umkehrbarer Prüfwert aus Absenderzeile und Tabellenüberschrift – ohne Beträge, Namen und Datei | Datenbank auf unserem Server | ohne Frist |
| Sicherungskopien der Datenbanken – ohne Unterlagen und Abrechnungen | Server und ein Rechner des Betreibers in Deutschland | 14 bzw. 60 Tage |
| Rechnung: Ihr Name und Ihre Anschrift, dazu Objektanschrift, Wohnung und Abrechnungszeitraum – keine Angaben Ihrer Mieter | in unserem Stripe-Konto | bis zu zehn Jahre (steuerrechtliche Aufbewahrung) |
| Karten- und Kontodaten | ausschließlich bei Stripe | nach den Regeln von Stripe; unser Server sieht sie nie |
Wer außer uns beteiligt ist
| Unternehmen | Aufgabe | Vertrag |
|---|---|---|
| IONOS SE, Montabaur | Server: Website, Erkennung, Versand | Auftragsverarbeitung, Deutschland |
| wint.global GmbH, Düsseldorf | E-Mail-Postfächer | Auftragsverarbeitung, Deutschland |
| OpenAI Ireland Ltd., Dublin | KI-Auslesung von Seitenbildern | Auftragsverarbeitung; Weitergabe in die USA durch OpenAI auf Grundlage von Standardvertragsklauseln oder eines Angemessenheitsbeschlusses |
| Stripe Payments Europe, Limited, Dublin | Zahlung und Rechnung | eigener Verantwortlicher, kein Auftragsverarbeiter |
Andere Empfänger gibt es nicht. Wir verkaufen keine Daten und geben sie nicht zu Werbezwecken weiter.
Ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung für Sie
Für die Daten Ihrer Mieter sind Sie verantwortlich, wir verarbeiten sie in Ihrem Auftrag. Den dafür nötigen Vertrag nach Art. 28 DSGVO müssen Sie nicht anfragen und nicht unterschreiben: Er ist Anlage unserer AGB und gilt mit jeder Nutzung. Er nennt Zweck, Dauer, Schutzmaßnahmen und alle Unterauftragsverarbeiter.
Vertrag zur Auftragsverarbeitung lesen – über die Druckfunktion Ihres Browsers können Sie ihn als PDF für Ihre Unterlagen speichern.
Wie wir den Server schützen
- Die Website ist nur verschlüsselt über HTTPS erreichbar; der Browser merkt sich das für ein Jahr (HSTS).
- Die Content-Security-Policy lässt nur Skripte vom eigenen Server zu.
- Die Anmeldung am Server ist nur mit kryptografischem Schlüssel möglich, nicht mit Passwort.
- Der Dienst läuft unter einem eigenen Systembenutzer, ohne Möglichkeit zur Rechteausweitung und mit schreibgeschütztem System.
- Sicherheitsaktualisierungen des Betriebssystems werden automatisch eingespielt.
- Die Datenbanken werden täglich gesichert, auf Unversehrtheit geprüft und zusätzlich außerhalb des Servers aufbewahrt.
- Anfragen an Erkennung und Versand sind je Aufrufer begrenzt.
Was wir nicht versprechen
- hausgeldpilot.de ist kein zertifiziertes Unternehmen; wir nennen Maßnahmen, keine Siegel.
- Eine vertraglich zugesicherte Null-Speicherung bei OpenAI (Zero Data Retention) besteht nicht. Es gilt die Standardregelung des Anbieters.
- Unser Server übergibt die E-Mail mit Ihrer Abrechnung verschlüsselt (TLS) an unseren E-Mail-Anbieter. Ob sie auch auf dem weiteren Weg bis in Ihr Postfach verschlüsselt übertragen wird, hängt von den beteiligten Anbietern ab, auch von Ihrem.
Fragen, Auskunft, Löschung
Eine formlose E-Mail an info@hausgeldpilot.de genügt. Stellen wir eine Verletzung des Schutzes Ihrer Daten fest, informieren wir Sie unverzüglich (§ 10 des Vertrages zur Auftragsverarbeitung). Zuständige Aufsichtsbehörde ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen.
Kernpunkt
Ihre Eingaben bleiben in Ihrem Browser. Unterlagen liest zuerst Ihr Browser, bei Scans eine KI von OpenAI – ohne Speicherung bei uns. Server und Postfächer stehen in Deutschland, jeder Beteiligte ist vertraglich gebunden, und den Vertrag zur Auftragsverarbeitung für Ihre Mieterdaten haben Sie mit den AGB schon.