Von der Hausgeldabrechnung zur Nebenkostenabrechnung
Die Hausgeldabrechnung Ihrer Verwaltung ist für die Eigentümergemeinschaft geschrieben. Sie enthält die Betriebskosten, die Ihr Mieter trägt, aber auch Kosten, die allein Sie als Eigentümer tragen: Rücklage, Verwaltung, Reparaturen. Der Rechner trennt beides und macht daraus die Betriebskostenabrechnung für Ihren Mieter.
In drei Schritten zur fertigen Abrechnung
- Hochladen. Laden Sie die Hausgeldabrechnung als PDF hoch, dazu die Heizkostenabrechnung des Messdienstes und den Grundsteuerbescheid. Ihr Browser liest die Dateien selbst; nur Scans und Fotos liest eine KI über unseren Server.
- Prüfen. Jede Position steht einzeln da. Umlagefähige Kosten sind ausgewählt, alles andere ist abgewählt, und die Summen werden mit den Summen Ihrer Verwaltung abgeglichen. Sie ergänzen Mietzeit und Vorauszahlungen Ihres Mieters.
- Abrechnung erhalten. Sie bekommen das Anschreiben mit dem Ergebnis, die Kostenaufstellung als Anlage und, wenn Ihre Verwaltung sie bescheinigt, die Lohnanteile nach § 35a EStG – als PDF und als Word-Datei.
Welche Posten der Hausgeldabrechnung umlagefähig sind
Auf den Mieter umlegen dürfen Sie nur Betriebskosten im Sinne von § 2 der Betriebskostenverordnung, und nur, soweit Ihr Mietvertrag sie vorsieht. In einer Hausgeldabrechnung sind das typischerweise:
- Wasser, Abwasser und Niederschlagswasser
- Heizung und Warmwasser, verteilt nach der Heizkostenabrechnung
- Müllabfuhr und Straßenreinigung
- Hausreinigung, Gartenpflege und Hauswart
- Allgemeinstrom, Aufzug und Schornsteinfeger
- Sach- und Haftpflichtversicherung des Gebäudes
Die Grundsteuer gehört ebenfalls dazu. Sie steht aber nicht in der Hausgeldabrechnung, weil die Gemeinde sie jedem Eigentümer selbst in Rechnung stellt; sie kommt aus Ihrem Grundsteuerbescheid. Nicht umlagefähig sind die Zuführung zur Erhaltungsrücklage, Instandhaltung und Reparaturen, die Verwaltervergütung, Bank- und Kontogebühren sowie die Abrechnungsspitze. Mehr dazu im Ratgeber Nicht umlagefähige Kosten.
Was in der Abrechnung stehen muss
Eine Betriebskostenabrechnung ist nur wirksam, wenn ein durchschnittlicher Mieter sie ohne Hilfsmittel nachvollziehen kann. Dazu gehören vier Angaben: die Kosten nach Kostenarten getrennt, der Umlagemaßstab, die Berechnung des Anteils dieser Wohnung und der Abzug der tatsächlich geleisteten Vorauszahlungen. Die Anlage, die der Rechner erzeugt, enthält alle vier: Gesamtkosten, Schlüssel, Maßstab des Hauses und der Wohnung, den Anteil des Mieters und seine Vorauszahlungen. Mehr dazu unter Die vier Pflichtangaben.
Ein Rechenbeispiel
Erfundene Zahlen: Die Verwaltung weist für die Wohnung 3.561,23 € Kosten aus. Davon bleiben 971,72 € für Rücklage, Verwaltung und Reparaturen beim Eigentümer. Der Mieter hat zwölf Monate je 190,00 € vorausgezahlt.
| Umlagefähige Kosten aus der Hausgeldabrechnung | 2.589,51 € |
| Grundsteuer laut Bescheid | 165,29 € |
| Kosten des Mieters | 2.754,80 € |
| abzüglich Vorauszahlungen (12 × 190,00 €) | − 2.280,00 € |
| Nachzahlung des Mieters | 474,80 € |
Hätte der Vermieter die Hausgeldabrechnung ungefiltert übernommen, stünden 1.446,52 € Nachzahlung im Brief – und der Mieter könnte die 971,72 € zu Recht streichen. Für das nächste Jahr schlägt der Rechner eine neue Vorauszahlung vor: ein Zwölftel der Kosten, 229,57 €, auf volle Euro aufgerundet 230,00 € im Monat.
Häufige Fragen
Bis wann muss die Nebenkostenabrechnung beim Mieter sein?
Spätestens zwölf Monate nach dem Ende des Abrechnungszeitraums (§ 556 Abs. 3 BGB), bei einem Kalenderjahr also bis zum 31. Dezember des Folgejahres. Kommt sie später an, können Sie eine Nachzahlung in der Regel nicht mehr verlangen. Ein Guthaben des Mieters bleibt trotzdem geschuldet.
Was gilt, wenn der Mieter nicht das ganze Jahr in der Wohnung gewohnt hat?
Sie tragen Ein- oder Auszugsdatum ein, und der Rechner verteilt die Kosten tagesgenau auf die Mietzeit. Für Heiz- und Warmwasserkosten gilt die Nutzerwechselabrechnung des Messdienstes, wenn es eine gibt; ihre Beträge tragen Sie ein.
Bekommt der Mieter die Hausgeldabrechnung?
Nein. Er bekommt die Betriebskostenabrechnung mit Anschreiben und Anlagen, dazu die Heizkostenabrechnung. Die Hausgeldabrechnung bleibt bei Ihnen; der Mieter darf sie als Beleg aber einsehen, und der Brief bietet ihm das an.
Was kostet die Nebenkostenabrechnung?
Hochladen, Prüfen und die Vorschau sind kostenlos. Erst das fertige Dokument kostet 19,90 € je Abrechnung, ohne Anmeldung und ohne Abo.
Was passiert mit meinen Unterlagen?
Ihr Browser liest die Dateien zuerst selbst. Nur wenn das nicht genügt, etwa bei Scans und Fotos, gehen die Seiten über unseren Server an eine KI von OpenAI – ohne Speicherung bei uns und ohne Training mit Ihren Daten.