Vier Angaben, ohne die Ihre Abrechnung unwirksam ist

Eine Betriebskostenabrechnung ist nur wirksam, wenn ein durchschnittlicher Mieter sie ohne Hilfsmittel nachvollziehen kann. Fehlt eine der vier Pflichtangaben, gilt sie als nicht erstellt – mit allen Folgen für die Frist.

Was hineingehört

• Die Kosten, nach Kostenarten getrennt. Eine einzige Sammelsumme genügt nicht. Wasser, Müll, Versicherung, Hausmeister und so weiter müssen einzeln erscheinen.
• Der Umlagemaßstab. Also wonach verteilt wurde: Wohnfläche, Personenzahl, Verbrauch, Anzahl der Einheiten oder Miteigentumsanteile.
• Die Berechnung des Anteils für diese Wohnung, nachvollziehbar aus den Gesamtkosten.
• Der Abzug der Vorauszahlungen – und zwar der tatsächlich geleisteten, nicht der vereinbarten.

Die Hausgeldabrechnung ist nicht Ihre Abrechnung

Der häufigste Fehler beim Vermieten einer Eigentumswohnung: Die Abrechnung der Hausverwaltung wird kopiert und dem Mieter zugeschickt, mit einem kurzen Anschreiben und dem Endbetrag. Das genügt nicht – und zwar aus vier Gründen, die jeder für sich reicht:

• Sie ist auf Sie ausgestellt, nicht auf Ihren Mieter. Sie verteilt nach Miteigentumsanteilen, also nach Ihrem Anteil am Haus, nicht nach dem Maßstab Ihres Mietvertrags.
• Sie enthält Posten, die kein Mieter zahlt: Erhaltungsrücklage, Verwaltervergütung, Reparaturen am Gemeinschaftseigentum, Kontoführung.
• Sie kennt die Vorauszahlungen Ihres Mieters nicht – die stehen in Ihrem Mietvertrag, nicht bei der Verwaltung.
• Sie kennt seine Mietzeit nicht. Ist er unterjährig ein- oder ausgezogen, muss zeitanteilig gekürzt werden.

Der Maßstab der Rechtsprechung ist, dass ein durchschnittlicher Mieter die Abrechnung ohne Hilfsmittel nachvollziehen kann. Wer ihm das Eigentümerdokument hinlegt, lässt ihn heraussuchen und nachrechnen – und das ist genau das, was er nicht tun muss.

Die Einzelabrechnung Ihrer Verwaltung ist trotzdem wichtig, nur in einer anderen Rolle: Sie ist der Beleg. Ihr Mieter darf sie einsehen, und Sie müssen sie ihm auf Verlangen vorlegen (§ 259 BGB). Bis Sie das tun, darf er eine Nachzahlung zurückhalten. Legen Sie sie deshalb gleich bei – zusammen mit dem Grundsteuerbescheid und der Heizkostenabrechnung des Messdienstes.

Formeller oder inhaltlicher Fehler – ein wichtiger Unterschied

Ein formeller Fehler, etwa eine fehlende Kostenaufstellung oder ein nicht erläuterter Verteilerschlüssel, macht die Abrechnung insgesamt unwirksam. Nach Ablauf der Zwölfmonatsfrist lässt sich das nicht mehr heilen. Rechtlich haben Sie dann schlicht nicht abgerechnet.

Ein inhaltlicher Fehler, etwa ein falscher Betrag oder ein zu Unrecht umgelegter Posten, macht die Abrechnung dagegen nicht unwirksam. Er wird korrigiert – allerdings nach Fristablauf nur noch zugunsten des Mieters.

Was Sie nicht brauchen

Wer eine Eigentumswohnung vermietet, muss weder Wohnflächen noch Miteigentumsanteile heraussuchen. Die Verwaltung hat die Verteilung in der Hausgeldabrechnung bereits vorgenommen; Sie übernehmen das Ergebnis für Ihre Einheit. Was Sie zusätzlich brauchen, ist der Grundsteuerbescheid Ihrer Stadt und die Summe der Vorauszahlungen Ihres Mieters.