Die Steuerbescheinigung, die Ihr Mieter braucht

In den Betriebskosten stecken haushaltsnahe Dienstleistungen und Handwerkerleistungen. Ihr Mieter kann 20 Prozent der darin enthaltenen Arbeitskosten direkt von seiner Steuerschuld abziehen – wenn er die Aufschlüsselung von Ihnen bekommt.

Worum es geht

Begünstigt sind Arbeits-, Maschinen- und Fahrtkosten, nicht das Material. Typische Posten aus der Hausgeldabrechnung sind Hausmeister, Treppenhausreinigung, Gartenpflege, Winterdienst, Schornsteinfeger sowie Wartungen an Aufzug, Heizung und Rauchmeldern.

Der Anspruch des Mieters auf die Aufschlüsselung wird überwiegend aus der mietvertraglichen Nebenpflicht hergeleitet. Praktisch heißt das: Fragt er, müssen Sie liefern – und da die Verwaltung die Beträge meist ohnehin ausweist, ist es einfacher, sie gleich beizulegen.

Die Falle mit den zwei Tabellen

Viele Verwaltungen liefern zwei Bescheinigungen: eine für die umlagefähigen und eine für die nicht umlagefähigen Kosten. Nur die erste gehört in die Abrechnung Ihres Mieters. Die zweite betrifft Ausgaben, die Sie selbst getragen haben – die machen Sie in Ihrer eigenen Steuererklärung geltend.

Das ist kein theoretisches Problem. In einer geprüften Abrechnung standen in der ersten Tabelle 0,00 € Handwerkerleistungen, in der zweiten 446,07 €. Wer die falsche nimmt, bescheinigt seinem Mieter Beträge, die ihm nicht zustehen.

Die Bescheinigung der Verwaltung ist nicht die Ihres Mieters

Nahe liegt, die Bescheinigung der Hausverwaltung einfach zu kopieren und beizulegen. Das ist aus demselben Grund falsch, aus dem die Hausgeldabrechnung nicht die Abrechnung Ihres Mieters ist: Es sind nicht dieselben Zahlen.

Es ist derselbe Denkfehler wie bei der Abrechnung selbst, den der Ratgeber zu den vier Pflichtangaben ausführlich beschreibt.

Die Verwaltung bescheinigt Ihnen Ihren Jahresanteil – einschließlich dessen, was aus der Erhaltungsrücklage bezahlt wurde und was auf nicht umlagefähige Posten entfällt. Ihr Mieter braucht die umlagefähigen Anteile seiner Mietzeit. Wer ihm das Eigentümerdokument hinlegt, lässt ihn rechnen – oder er setzt zu viel an, und dann steht eine falsche Zahl in einer Steuererklärung.

Der vorgesehene Weg ist eine eigene Bescheinigung des Vermieters. Das BMF-Schreiben vom 9. November 2016 führt dafür als Anlage 2 ein Muster.

Sie nennt je Kostenart den Betrag, der auf Ihren Mieter entfällt, getrennt nach § 35a Abs. 2 (haushaltsnahe Dienstleistungen) und Abs. 3 (Handwerkerleistungen) – denn für beide gelten getrennte Höchstbeträge. Eine Summe über beide Absätze nützt ihm nichts; sie passt in keine Zeile seiner Steuererklärung.

Nicht mitzählen darf das Material. Manche Verwaltungen führen es in derselben Spalte mit auf und schreiben darunter, dass es nicht absetzbar ist. Wer die Spalte schlicht addiert, bescheinigt zu viel. Maschinen- und Gerätekosten zählen dagegen mit.

Bei Mieterwechsel

Wechselt der Mieter im laufenden Jahr, verteilen Sie die Beträge zeitanteilig und stellen jedem Mieter eine Bescheinigung für seinen Zeitraum aus.

Ob Ihre Verwaltung die Beträge nach § 35a EStG bereits ausweist, steht in der Hausgeldabrechnung selbst. Wenn Sie sie Zeile für Zeile auswerten lassen, sehen Sie neben den Steuerbeträgen auch, wie es um die Erhaltungsrücklage steht.