Datenschutzerklärung

Die Kurzfassung – wo Ihre Daten hingehen, wie lange sie bleiben, womit wir sie schützen – steht unter Datenschutz und Sicherheit.

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit dieser Website ist:

Uygar Cicek
Im Gartenhof 1
51105 Köln
Deutschland
E-Mail: info@hausgeldpilot.de

Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt, da die Voraussetzungen nach Art. 37 DSGVO in Verbindung mit § 38 BDSG hierfür nicht vorliegen.

2. Kontaktaufnahme per E-Mail und Kontaktformular

1. Schreiben Sie uns eine E-Mail, verarbeiten wir die von Ihnen mitgeteilten Daten – insbesondere Ihre E-Mail-Adresse und den Inhalt der Nachricht – zur Bearbeitung Ihres Anliegens und zur Beantwortung.
2. Nutzen Sie das Kontaktformular, schickt unser Server Ihre Angaben – Name, E-Mail-Adresse, Thema und Nachricht – per E-Mail an unser Postfach. In einer Datenbank werden sie nicht gespeichert. Füllt ein Programm das für Menschen unsichtbare Schutzfeld des Formulars aus, vermerkt der Dienst die IP-Adresse des Aufrufs in seinem Protokoll, um solche Zugriffe abzuwehren.
3. Unser E-Mail-Postfach liegt bei der wint.global GmbH, In der Steele 35, 40599 Düsseldorf, auf Servern in Deutschland. Mit ihr besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.
4. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn sich Ihre Anfrage auf einen bestehenden oder angebahnten Vertrag bezieht, andernfalls Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO aufgrund unseres berechtigten Interesses an der Beantwortung von Anfragen.
5. Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Bearbeitung des Anliegens nicht mehr erforderlich sind, spätestens nach Ablauf gesetzlicher Aufbewahrungspflichten, soweit solche bestehen.

3. Hosting und Server-Logfiles

1. Diese Website wird auf einem Server der IONOS SE, Elgendorfer Str. 57, 56410 Montabaur, Deutschland, betrieben. Der Server steht in einem Rechenzentrum in Deutschland. Mit IONOS besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Auf diesem Server laufen die Website, die Erkennung hochgeladener Unterlagen, der Versand und die in dieser Erklärung genannten Datenbanken.
2. Bei jedem Aufruf dieser Website schreibt unser Webserver in sogenannten Server-Logfiles automatisch Informationen, die Ihr Browser übermittelt: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene Seite, übertragene Datenmenge, verwendeter Browser und Betriebssystem sowie die zuvor besuchte Seite (Referrer). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in der technischen Bereitstellung, Stabilität und Sicherheit der Website.
3. Speicherdauer der Server-Logfiles: Die Zugriffsprotokolle des Webservers werden täglich rotiert und nach sieben Tagen automatisch gelöscht. Dieselbe Frist gilt für die Systemprotokolle des Servers, etwa die Meldungen der Firewall und des Anmeldedienstes.

4. Keine Cookies, kein Tracking, Speicher im Browser

1. Diese Website setzt keine Cookies. Weder für die Darstellung der Seiten noch für das Werkzeug zur Nebenkostenabrechnung ist ein Cookie erforderlich, und es wird keines gesetzt.
2. Es wird kein Analyse- oder Trackingdienst eines Dritten eingesetzt – kein Google Analytics, kein Facebook-Pixel, kein Matomo, kein vergleichbarer Dienst. Es findet keine Erstellung von Nutzungsprofilen statt. Zur eigenen Reichweitenmessung siehe Ziffer 4.5.
3. Die auf dieser Website verwendeten Schriftarten der Familie IBM Plex werden ausschließlich von diesem Server ausgeliefert, nicht von Google Fonts oder einem anderen externen Anbieter. Beim Laden einer Schriftart wird daher keine Verbindung zu einem Dritten aufgebaut.
4. Für das Werkzeug zur Nebenkostenabrechnung und für die Musterformulare werden die Bibliotheken zum Lesen von PDF-Dateien und zur PDF-Erzeugung ausschließlich von diesem Server ausgeliefert, nicht von einem externen Verteilnetz (CDN). Näheres zur PDF-Erzeugung bei den Musterformularen regelt Ziffer 5.
5. Um zu erkennen, an welcher Stelle Besucher das Werkzeug abbrechen, zählt dieser Server einige wenige Ereignisse mit: den Aufruf einer Seite, den Beginn eines Uploads, eine erfolgreiche Erkennung, das Erreichen des Freigabeabschnitts, den Versuch einer Freischaltung sowie Upload und Ergebnis der Hausgeld-Analyse. Gespeichert werden dabei ausschließlich der Name des Ereignisses, der Pfad der aufgerufenen Seite, die Stunde des Zugriffs sowie die Unterscheidung „mobil“ oder „Desktop“. Es wird keine IP-Adresse gespeichert – auch nicht in gekürzter oder gehashter Form –, es wird kein Cookie gesetzt, nichts im Browser abgelegt und keine Kennung vergeben. Ihre Eingaben, Beträge, Dateinamen und Adressen werden nicht übermittelt. Die Daten bleiben auf diesem Server und werden nicht an Dritte weitergegeben. Eine Zuordnung zu Ihrer Person ist damit nicht möglich. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt darin, die Verständlichkeit und Zuverlässigkeit des Werkzeugs zu verbessern.
6. Das Werkzeug zur Nebenkostenabrechnung legt einige Angaben im Speicher Ihres Browsers ab – keine Cookies:
   • Gemerkte Bestellung (localStorage, dauerhaft): die Kennung Ihres Bezahlvorgangs bei Stripe und eine Kennzahl der bezahlten Abrechnung, gebildet aus Abrechnungszeitraum, Anzahl der Positionen und Gesamtsumme – keine Namen, keine Anschriften. Laden Sie dieselbe Abrechnung später erneut hoch, schickt Ihr Browser die Kennung an unseren Server, der bei Stripe prüft, ob dazu eine bezahlte Bestellung vorliegt.
   • Eingaben und laufender Bezahlvorgang (sessionStorage, nur dieser Browsertab): Ihre bisherigen Eingaben und die Kennung des Bezahlvorgangs für die Dauer der Weiterleitung zu Stripe und zurück. Sie werden nach der Rückkehr gelöscht, spätestens beim Schließen des Tabs.
   • Hochgeladene Unterlagen (IndexedDB): für dieselbe Weiterleitung, damit sie als Anlage der Abrechnung erhalten bleiben. Sie werden gelöscht, sobald Sie zurückgekehrt sind, sonst beim nächsten Aufruf des Werkzeugs, der nicht zu einem laufenden Bezahlvorgang gehört.
   Das ist für die von Ihnen gewünschte Funktion unbedingt erforderlich; eine Einwilligung ist dafür nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG nicht erforderlich. Sie entfernen alles davon jederzeit, indem Sie das Werkzeug mit dem Zusatz ?zuruecksetzen in der Adresszeile aufrufen, oder über die Einstellungen Ihres Browsers; die Freischaltung stellen wir Ihnen danach auf Anfrage wieder her.

5. PDF-Erzeugung bei den Musterformularen

1. Klicken Sie auf einer Formularseite (formular-*.html) auf „Als PDF speichern“, lädt Ihr Browser die dafür nötige Programmbibliothek von diesem Server nach (js/html2pdf.bundle.min.js) – nicht von einem externen Anbieter. Es findet dabei keine Verbindung zu einem Dritten statt.
2. Das fertige PDF wird vollständig lokal in Ihrem Browser erzeugt. Weder die Programmbibliothek noch die Inhalte, die Sie in das Formular eingetragen haben, verlassen dabei Ihren Rechner.

6. Hochgeladene Dokumente: Erkennung im Browser und durch KI

1. Für die Nebenkostenabrechnung können Sie Ihre Hausgeldabrechnung hochladen, damit die darin enthaltenen Positionen automatisch ausgelesen werden. Diese Erkennung läuft zweistufig; eine ausführliche, allgemeinverständliche Beschreibung des Ablaufs finden Sie unter Werden meine Dokumente hochgeladen?. Diese Ziffer regelt denselben Sachverhalt aus datenschutzrechtlicher Sicht.
2. Stufe 1 – lokale Erkennung: Ihre Datei wird zunächst in Ihrem Browser ausgewertet. Handelt es sich um ein digital erzeugtes PDF, wird der enthaltene Text ausgelesen und die gesamte Abrechnung auf Ihrem Gerät berechnet; die Datei wird dabei nicht an einen Server übertragen. Ein Scan oder ein Foto enthält keinen Text, sondern nur Bildpunkte – dort endet diese Stufe ohne Ergebnis.
3. Stufe 2 – Erkennung durch ein KI-Modell: Liefert die lokale Erkennung kein verlässliches Ergebnis, wandelt Ihr Browser die Seiten der Datei in Bilder um und überträgt diese an unseren Server. Das ist der Fall, wenn die Datei keinen auslesbaren Text enthält – bei jedem Scan und jedem Foto –, wenn die lokale Erkennung keine Positionen findet oder die Datei nicht lesen kann, und wenn das lokal gelesene Ergebnis die Plausibilitätsprüfung nicht besteht, etwa weil die Beträge von den im Dokument genannten Summen abweichen oder vielen Positionen der Verteilerschlüssel fehlt. Unser Server übergibt die Seitenbilder an ein KI-Modell zur Bilderkennung und gibt die erkannten Positionen an Ihren Browser zurück. Weichen die so erkannten Summen vom Dokument ab, werden dieselben Seitenbilder ein zweites Mal übergeben.
4. Dieser zweite Schritt läuft ohne gesonderte Rückfrage ab. Er ist nicht zusätzlich zu der von Ihnen angeforderten Auswertung, sondern deren Teil: Ohne ihn ließe sich ein Scan nicht lesen, und ein nicht plausibles Ergebnis ginge ungeprüft in Ihre Abrechnung ein. Wir halten Ihnen deshalb nicht eine Frage hin, sondern nennen den Vorgang unmittelbar am Dateifeld des Werkzeugs, bevor Sie eine Datei auswählen. Möchten Sie keine Übertragung, laden Sie keine Datei hoch; Sie können sämtliche Positionen von Hand eintragen, und das Werkzeug führt auch diesen Weg vollständig zu Ende.
5. Anders bei der Hausgeld-Analyse ( Hausgeldabrechnung prüfen): Dort liefert bereits die lokale Auswertung ein brauchbares Ergebnis, und die serverseitige Prüfung ergänzt es nur. Weil sie dort verzichtbar ist, wird sie dort auch weiterhin erst nach Ihrer ausdrücklichen Bestätigung ausgelöst.
6. Anbieter des Modells zur Bilderkennung: OpenAI Ireland Ltd., Dublin, Irland. Mit OpenAI Ireland Ltd. besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO (Data Processing Addendum).
7. Ein Verarbeitungsendpunkt mit vertraglich zugesicherter Null-Speicherung (Zero Data Retention) wird nicht genutzt. Eine solche Zusage setzt eine gesonderte Vereinbarung mit dem Anbieter voraus; sie besteht nicht. Es gilt daher dessen Standardregelung: Über die Programmierschnittstelle übermittelte Daten werden nach Angaben des Anbieters nicht zum Training seiner Modelle verwendet und längstens 30 Tage zur Erkennung von Missbrauch vorgehalten, danach gelöscht.
8. Die Verarbeitung findet in der Regel durch verbundene Unternehmen des Anbieters in den Vereinigten Staaten statt. Unser Vertragspartner OpenAI Ireland Ltd. hat seinen Sitz in der Europäischen Union. Soweit er Daten an verbundene Unternehmen oder eigene Unterauftragsverarbeiter außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums übermittelt, geschieht das nach dem Vertrag zur Auftragsverarbeitung auf Grundlage von Vereinbarungen mit den Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO) oder eines Angemessenheitsbeschlusses (Art. 45 DSGVO).
9. Speicherdauer der an unseren Server übertragenen Seitenbilder: Die Seitenbilder werden nicht dauerhaft gespeichert. Sie werden ausschließlich für die Dauer der jeweiligen Anfrage im Arbeitsspeicher gehalten und danach verworfen; eine Ablage in einer Datei oder Datenbank findet nicht statt. Technisch bedingt lagert der eingesetzte Webserver größere Uploads während der Anfrage kurzzeitig in eine temporäre Datei des Betriebssystems aus, die spätestens mit dem Ende der Anfrage automatisch gelöscht wird. Dieser temporäre Bereich ist dem Dienst allein zugeordnet und wird bei jedem Neustart vollständig verworfen.
10. Hat das Werkzeug eine Datei gelesen, meldet Ihr Browser unserem Server ein Formatmerkmal: einen nicht umkehrbaren Prüfwert aus der Absenderzeile und der Tabellenüberschrift des Dokuments sowie die Bezeichnungen der Verteilerschlüssel. Beträge, Namen, Anschriften oder die Datei selbst gehen dabei nicht mit. Gespeichert wird das Merkmal, wenn das Dokument die gelesene Summe selbst bestätigt; es hilft, Abrechnungen derselben Verwaltung künftig ohne KI zu lesen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
11. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung in beiden Stufen ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung des mit Ihnen bestehenden Nutzungsverhältnisses), soweit die hochgeladene Datei personenbezogene Daten Dritter enthält in Verbindung mit dem Auftragsverarbeitungsverhältnis nach Ziffer 8.
12. Angaben, die Sie unmittelbar in Formularfelder eintragen – etwa Name und Anschrift von Vermieter und Mieter, IBAN, Miete und Vorauszahlungen – verbleiben bei der Erkennung und Berechnung ausschließlich in Ihrem Browser und werden dabei zu keinem Zeitpunkt an unseren Server übertragen. Eine Ausnahme gibt es nach dem Kauf: Wir schicken Ihnen die fertige Abrechnung als PDF und als Word-Datei an Ihre E-Mail-Adresse. Dafür werden die im Browser erzeugten Dateien – und damit die darin enthaltenen Angaben – einmalig an unseren Server übertragen. Einzelheiten regelt Ziffer 7.

6a. Das Werkzeug für Mehrfamilienhäuser: Erkennung, Browser-Speicher, Freigabeprotokoll

1. Das Werkzeug für die Betriebskostenabrechnung eines Mehrfamilienhauses arbeitet in einem Punkt anders als das Werkzeug für die Eigentumswohnung (Ziffer 6): Es wertet hochgeladene Unterlagen nicht zuerst im Browser aus. Diese Ziffer beschreibt, was dort geschieht. Im Übrigen gelten die Ziffern 3, 4.5 und 8.
2. Hochgeladene Unterlagen. Sie können Rechnungen und Bescheide, Versicherungspolicen und Beitragsrechnungen, Ableseprotokolle und Zählerstandsmitteilungen, Heizkostenabrechnungen, Brennstoffrechnungen und Mietverträge hochladen. Ihr Browser wandelt jede Seite in ein Bild um – bei PDF-Dateien höchstens 30 Seiten – und überträgt die Bilder an unseren Server (/api/mfh/beleg, /api/mfh/heizkosten, /api/mfh/mietvertrag). Das geschieht bei jeder Datei, auch bei einem PDF mit Textebene, und ohne gesonderte Rückfrage. Unser Server übergibt die Bilder an ein KI-Modell von OpenAI und gibt die erkannten Angaben an Ihren Browser zurück. Bei einer vorübergehenden Störung übergibt er dieselben Bilder ein zweites Mal.
3. Welche Daten mitgehen. Die Bilder enthalten alles, was auf den Seiten steht. Bei einem Mietvertrag sind das insbesondere Namen und Anschriften von Mietern und Vermieter, Mietbeginn, Miete, Vorauszahlungen, Kaution und der Wortlaut der Klauseln; bei einer Heizkostenabrechnung die Namen der Nutzer, Flächen, Nutzungszeiträume, Verbrauchswerte und Beträge; bei Rechnungen, Bescheiden und Versicherungsunterlagen Name und Anschrift des Empfängers, Kunden-, Vertrags- oder Kassenzeichen, die Anschrift des Hauses, Beträge und Zeiträume – bei Handwerkerrechnungen mitunter auch der Name eines Mieters oder die Lage einer Wohnung; bei Ableseprotokollen Zählernummern und Zählerstände. Zurück an Ihren Browser gehen unter anderem die Namen der Vertragsparteien, die Anschrift des Mietobjekts, zitierte Vertragsstellen, die Nutzer der Heizkostenabrechnung mit ihren Zeiträumen und Beträgen sowie aus Rechnungen Aussteller, Rechnungsnummer, Anschrift der Leistungsstelle, die einzelnen Positionen mit Beträgen und Zeiträumen und Zählerstände mit Zählernummer. Lohnabrechnungen und Kontoauszüge laden Sie bitte nicht hoch: Sie enthalten Daten Ihrer Beschäftigten – mit dem Kirchensteuermerkmal auch Daten besonderer Kategorien (Art. 9 DSGVO) – oder fremde Buchungen. Arbeitgeberkosten und Zahlungen tragen Sie von Hand ein. Laden Sie trotzdem eine Lohnabrechnung hoch, ist ihr Abbild bereits übertragen; erkennt das KI-Modell sie als solche, gibt unser Server daraus nichts an Ihren Browser zurück außer dem Hinweis, dass sie nicht hierher gehört.
4. Hinweis statt Rückfrage. An jedem Dateifeld des Werkzeugs steht, bevor Sie eine Datei auswählen, dass Abbilder der Seiten über unseren Server an OpenAI in den USA gehen, dass wir sie nicht speichern und wie es ohne Übertragung geht. Möchten Sie keine Übertragung, laden Sie keine Datei hoch: Alle Angaben lassen sich von Hand eintragen, und das Werkzeug führt auch diesen Weg zu Ende. Für die Rechtsgrundlage gilt Ziffer 6.11, für Ihre Rolle als Verantwortlicher für die Daten Ihrer Mieter Ziffer 8.
5. Anbieter, Übermittlung, Speicherdauer. Für den Anbieter, die Nichtverwendung zum Training, die Vorhaltung von bis zu 30 Tagen zur Erkennung von Missbrauch, die Verarbeitung in den Vereinigten Staaten mit ihrer Grundlage und die fehlende Speicherung der Seitenbilder auf unserem Server gelten die Ziffern 6.6 bis 6.9 unverändert. Zur Begrenzung der Anfragen zählt unser Server die Aufrufe je IP-Adresse im Arbeitsspeicher des Dienstes; die Zählung wird nicht auf einen Datenträger geschrieben und geht spätestens bei einem Neustart verloren. Ein Formatmerkmal (Ziffer 6.10) meldet dieses Werkzeug nicht.
6. Speicher im Browser. Das Werkzeug legt im localStorage Ihres Browsers ab – dauerhaft, bis Sie es löschen, und ohne Übertragung an unseren Server:
   • Entwurf (mfh-entwurf): alles, was Sie eintragen oder aus Unterlagen übernehmen – Anschrift des Hauses; Name, Anschrift, IBAN und gegebenenfalls Steuernummer des Vermieters; die Einheiten; die Namen der Mieter mit ihren Zeiträumen, Vorauszahlungen und Kautionen; neue Anschriften ausgezogener Mieter; Zählerstände; die Kosten; die aus Mietverträgen und Heizkostenabrechnungen gelesenen Angaben einschließlich der Namen und zitierten Vertragsstellen.
   • Gelesene Belege (mfh-belege): die aus Rechnungen erkannten Angaben und der Dateiname – nicht die Datei und keine Seitenbilder.
   • Anmeldung und gesicherte Objekte (mfh-konto): Name und E-Mail-Adresse, die Sie unter „Anmelden“ eintragen, und die Objekte, die Sie für das nächste Jahr sichern, jeweils mit allen Angaben des Entwurfs. Im Prototyp ist das keine Anmeldung auf unserem Server; nichts davon wird übertragen.
   „Alles leeren“ löscht Entwurf und gelesene Belege, „Abmelden“ Name und E-Mail-Adresse. Gesicherte Objekte entfernen Sie über die Einstellungen Ihres Browsers (gespeicherte Websitedaten für hausgeldpilot.de). Die Ablage ist für die von Ihnen gewünschte Funktion unbedingt erforderlich; eine Einwilligung ist dafür nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG nicht erforderlich. Sichern Sie Ihren Stand „als Datei“, erzeugt Ihr Browser eine Datei auf Ihrem Gerät; sie gelangt nicht zu uns, und auch beim Öffnen einer gesicherten Datei liest nur Ihr Browser.
7. Freigabeprotokoll. Geben Sie eine Abrechnung im Werkzeug frei, sendet Ihr Browser an unseren Server (/api/mfh/protokoll): eine Prüfsumme (SHA-256), die er über den gesamten Entwurf bildet – also auch über die Namen der Mieter, ihre Vorauszahlungen, die Kostenarten mit ihren Beträgen, die Heizkosten mit den Ablesewerten und Ihre Bankverbindung. Nicht einbezogen sind nur die Freigabe und Ihre Bestätigungen selbst, der Weg durch die Schritte, gelesene, noch nicht übernommene Angaben und der Zugang der Briefe. Protokolle aus Fassungen vor dem 16. September 2026 tragen eine Prüfsumme über einen Ausschnitt: Anschrift und Zeitraum, Einheiten, Nutzungszeiträume mit Namen und Vorauszahlungen, Kostenarten mit Beträgen und die Heizkostenbeträge des Messdienstes. Dazu kommen die Fassung des Werkzeugs, das Abrechnungsjahr, Anzahlen (Einheiten, Zeiträume, Kostenarten, Positionen mit und ohne Beleg, offene Pflichtangaben), die Kennungen der Prüfungen, die angeschlagen haben, welche Freigabepunkte Sie bestätigt haben und bei welchen roten Prüfungen Sie ausdrücklich bestätigt haben, die Abrechnung trotzdem zu verschicken (nur deren Kennungen). Die Eingabedaten selbst werden nicht übertragen. Wir speichern diese Angaben mit einer Protokollnummer und dem Zeitpunkt, ohne Ihre IP-Adresse.
8. Aus der Prüfsumme lassen sich die Daten nicht zurückrechnen. Wer dieselben Eingabedaten hat, kann sie aber nachbilden und das Protokoll so zuordnen – das ist ihr Zweck: Im Streitfall belegt sie, dass das Protokoll zu genau dieser Abrechnung gehört. Abrufen lässt sich ein Protokoll nur mit der Prüfsumme. Die gespeicherten Angaben sind damit pseudonym, nicht anonym.
9. Zweck des Protokolls ist die Beweissicherung darüber, welche Warnungen das Werkzeug gezeigt und welche Bestätigungen Sie abgegeben haben (§ 14 Abs. 5 AGB). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; das berechtigte Interesse liegt auf beiden Seiten im Nachweis im Streitfall. Speicherdauer: drei Jahre, entsprechend der regelmäßigen Verjährungsfrist nach § 195 BGB. Ältere Einträge löscht der Dienst automatisch; er prüft das bei jedem Start.
10. Einen Kauf und einen Versand gibt es in diesem Werkzeug derzeit nicht; Ziffer 7 betrifft es nicht.

7. Kauf: Zahlung über Stripe und Versand der Abrechnung

1. Entscheiden Sie sich für eine kostenpflichtige Leistung, führt Sie ein Link auf die Bezahlseite der Stripe Payments Europe, Limited, Dublin, Irland. Der Vertrag über die Leistung kommt dabei mit uns zustande; Stripe ist ausschließlich Zahlungsdienstleister. Einzelheiten regelt § 2 der Allgemeinen Geschäftsbedingungen.
2. Ihre Zahlungs- und Rechnungsdaten – Kartennummer, Bankverbindung, Name, Rechnungsanschrift, E-Mail-Adresse und, wenn Sie als Unternehmen kaufen, Firmenname und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer – geben Sie unmittelbar bei Stripe ein. Kartennummer und Bankverbindung erreichen unseren Server zu keinem Zeitpunkt. Ihre E-Mail-Adresse ruft unser Server nur zum Versand der Abrechnung bei Stripe ab (siehe unten).
3. Angaben für Ihre Rechnung. Damit Sie die Rechnung einem Objekt und einem Jahr zuordnen können, übermittelt unser Server beim Aufruf der Bezahlseite die Objektanschrift, die Angabe zur Wohnung oder Lage und den Abrechnungszeitraum aus dem Werkzeug an Stripe. Sie erscheinen in der Bestellübersicht, auf der Rechnung und in unserem Stripe-Konto. Namen oder andere Angaben Ihrer Mieter sind nicht darunter. Unser Server speichert und protokolliert diese Angaben nicht. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Rechnung zum Vertrag).
4. Nach der Zahlung fragt unser Server bei Stripe ab, ob der Vorgang bezahlt ist. Stripe übermittelt dabei die Angaben zu diesem Vorgang; ausgewertet werden davon ausschließlich der Zahlungsstatus und ein interner Schlüssel zu diesem Kauf.
5. Auf unserem Server gespeichert werden zu einem Kauf nur dieser interne Schlüssel – eine Zeichenfolge ohne Bezug zu Ihrer Person –, die Kennung des Zahlungsvorgangs bei Stripe, der Betrag und drei Zeitstempel (Erstellung, Ihre Erklärung nach § 356 Abs. 5 BGB, Zahlungseingang). Name, Anschrift, E-Mail-Adresse und die Angaben zum Objekt werden dort nicht gespeichert. Diese Angaben liegen ausschließlich in unserem Stripe-Konto.
6. Stripe verarbeitet die Zahlungsdaten als eigener Verantwortlicher nach seinen eigenen Datenschutzhinweisen, nicht als unser Auftragsverarbeiter – insbesondere zur Betrugsprävention und zur Erfüllung eigener aufsichtsrechtlicher Pflichten. Eine Übermittlung an die Stripe, Inc. in den Vereinigten Staaten ist dabei nicht ausgeschlossen; Stripe nimmt nach eigenen Angaben am EU-U.S. Data Privacy Framework teil und stützt die Übermittlung auf den Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission (Art. 45 DSGVO).
7. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO zur Durchführung des Vertrages und, soweit handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten bestehen, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit § 147 AO und § 257 HGB. Die dortigen Fristen betragen bis zu zehn Jahre.
8. Versand der fertigen Abrechnung. Nach der Freischaltung erzeugt Ihr Browser die Abrechnung als PDF und als Word-Datei, lädt das PDF bei Ihnen herunter und überträgt beide Dateien einmalig an unseren Server, damit wir sie Ihnen als Anhang per E-Mail zusenden können. Die Datei enthält die von Ihnen eingetragenen Angaben, also auch personenbezogene Daten Ihrer Mieterin oder Ihres Mieters.
9. Die Datei wird auf unserem Server nicht gespeichert. Sie liegt für die Dauer des Versands im Arbeitsspeicher des Vorgangs und ist danach gelöscht. Vermerkt werden lediglich der Zeitpunkt des letzten Versands und die Anzahl der Versendungen zu einem Kauf – beides ohne Bezug zu einer Person. Ist Ihre Adresse nicht zustellbar, kann die Unzustellbarkeitsmeldung die Nachricht samt Anhang in unser Postfach zurückbringen; solche Rückläufer löschen wir spätestens nach 30 Tagen. Technisch bedingte Ausnahme: Der eingesetzte Anwendungsrahmen lagert größere Uploads kurzzeitig in eine Temporärdatei des Betriebssystems aus und löscht sie beim Schließen; der Dienst läuft mit einem eigenen, nicht geteilten Temporärverzeichnis (PrivateTmp), das beim Neustart verschwindet.
10. Die Empfängeradresse bestimmen nicht Sie im Werkzeug, sondern unser Server: Er ruft sie zum Zeitpunkt des Versands anhand des Kaufs bei Stripe ab. Dadurch kann die Nachricht ausschließlich an die Adresse gehen, mit der der Kauf erfolgt ist, und wir müssen die Adresse nirgends speichern.
11. Für den Versand nutzen wir das Postfach unserer eigenen Domain bei der wint.global GmbH, Düsseldorf, auf Servern in Deutschland (Ziffer 2). Ein zusätzlicher Versanddienstleister ist nicht eingeschaltet.
12. Widersprechen Sie Hinweisen in unseren E-Mails, vermerken wir den Widerspruch als nicht umkehrbaren Prüfwert Ihrer E-Mail-Adresse, damit er dauerhaft beachtet wird. Die Adresse selbst speichern wir dabei nicht.
13. Rechtsgrundlage für den Versand ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; soweit die Datei personenbezogene Daten Dritter enthält, erfolgt die Verarbeitung in Ihrem Auftrag nach Art. 28 DSGVO – siehe Ziffer 8.

8. Ihre Rolle als Verantwortlicher für Daten Dritter

1. Laden Sie eine Hausgeldabrechnung oder andere Unterlagen hoch, die personenbezogene Daten Dritter enthalten – insbesondere Ihrer Mieterinnen und Mieter oder weiterer Wohnungseigentümer –, sind Sie für diese Verarbeitung Verantwortlicher im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO.
2. Wir verarbeiten diese Daten insoweit als Auftragsverarbeiter im Sinne des Art. 28 DSGVO, ausschließlich nach Ihrer Weisung und zu dem Zweck, das von Ihnen angeforderte Abrechnungsdokument zu erzeugen.
3. Für diese Verarbeitung gilt der Vertrag zur Auftragsverarbeitung, der den Allgemeinen Geschäftsbedingungen als Anlage beigefügt ist (§ 14 AGB). Er nennt auch die Unterauftragsverarbeiter.
4. Sie stellen sicher, dass Sie zur Übermittlung der Daten Dritter berechtigt sind und Ihren eigenen Informationspflichten gegenüber den betroffenen Personen – etwa Ihren Mieterinnen und Mietern – nachkommen.

8a. Dienstleister, Empfänger und Sicherungskopien im Überblick

1. Andere Empfänger gibt es nicht. Wir verkaufen keine Daten und geben sie nicht zu Werbezwecken weiter. An Behörden übermitteln wir nur, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind.
2. Sicherungskopien. Die Datenbanken unseres Servers – zu Käufen (Ziffer 7.4), Formatmerkmalen (Ziffer 6.10), Freigabeprotokollen (Ziffer 6a) und der Reichweitenmessung (Ziffer 4.5) – sichern wir täglich. Die Sicherung liegt 14 Tage auf dem Server und wird zusätzlich auf einen Rechner des Verantwortlichen in Deutschland übertragen, wo sie 60 Tage aufbewahrt wird. Hochgeladene Unterlagen, Seitenbilder und fertige Abrechnungen sind darin nicht enthalten, weil sie nicht gespeichert werden. Wird ein Eintrag in einer Datenbank gelöscht, verschwindet er damit spätestens nach 60 Tagen auch aus den Sicherungen.

9. Ihre Rechte als betroffene Person

Soweit wir personenbezogene Daten über Sie verarbeiten, stehen Ihnen die folgenden Rechte zu:

• Auskunft über die von uns verarbeiteten Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung Ihrer Daten (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen eine auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO gestützte Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)

Zur Ausübung dieser Rechte genügt eine formlose E-Mail an info@hausgeldpilot.de.

10. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Sie haben unbeschadet anderweitiger Rechtsbehelfe das Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO), insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes. Für den Verantwortlichen nach Ziffer 1 ist die folgende Behörde zuständig:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Kavalleriestraße 2–4
40213 Düsseldorf

11. Änderung dieser Erklärung

Diese Datenschutzerklärung wird angepasst, sobald sich die Verarbeitung personenbezogener Daten oder die Rechtslage ändert. Maßgeblich ist die zum Zeitpunkt Ihres Besuchs unter dieser Adresse abrufbare Fassung.