Betriebskostenabrechnung für ein Mehrfamilienhaus
Acht Schritte, für ein Mehrfamilienhaus oder ein Wohn- und Geschäftshaus. Sie beginnen mit der Heizkostenabrechnung Ihres Messdienstes oder den Mietverträgen — daraus füllt das Werkzeug vor; ohne Messdienst verteilt es die Heizkosten selbst. Es liest, rechnet und prüft; welche Kosten umlagefähig sind, entscheiden Sie, und unterschreiben tun Sie auch. Im nächsten Jahr übernehmen Sie Wohnungen, Mieter und Kostenarten mit einem Klick.
1 · Ihre Unterlagen
Die meisten Angaben dieser Abrechnung stehen in zwei Unterlagen: in der Heizkostenabrechnung Ihres Messdienstes oder in den Mietverträgen. Die Heizkostenabrechnung nennt Haus, Zeitraum, Wohnungen, Flächen und Mieter; die Verträge nennen Mieter und Flächen und sagen, welche Kosten Sie umlegen dürfen und nach welchem Schlüssel. Laden Sie hoch, was Sie haben — die nächsten Schritte sind dann vorbefüllt, und Sie prüfen nur noch.
Die Heizkostenabrechnung
Die Abrechnung Ihres Messdienstes nennt nicht nur die Heizkosten, sondern die Anschrift des Hauses, den Abrechnungszeitraum, jede Wohnung mit ihrer beheizten Fläche, jeden Mieter und dessen Zeitraum — auch die Leerstände. Rechnen Sie die Heizkosten ohne Messdienst ab, beantworten Sie die Fragen darunter: Das Werkzeug verteilt sie dann selbst und sagt, was die Heizkostenverordnung dazu verlangt.
Sie vermieten eine Eigentumswohnung? Dann ist dies das falsche Werkzeug: Ihre Grundlage ist die Hausgeldabrechnung der WEG, nicht die Belege des Hauses. Dafür gibt es die Abrechnung für Eigentumswohnungen. Dieses Werkzeug ist für das Haus, das Ihnen ganz gehört — auch mit Laden, Praxis oder Büro.
Die Mietverträge
Umlegen dürfen Sie nur, was der Mietvertrag vorsieht (§ 556 Abs. 1 BGB), und nur nach dem Schlüssel, den er nennt. Sind Ihre Wohnungsverträge gleich gebaut, genügt einer. Weicht ein Vertrag ab, laden Sie ihn dazu. Jeden Gewerbemietvertrag laden Sie einzeln hoch — er regelt fast immer etwas anderes.
Keinen Vertrag zur Hand? Machen Sie trotzdem weiter. In Schritt 4 beantworten Sie die zwei Fragen selbst — hochladen können Sie dort auch noch.
2 · Das Objekt — bitte prüfen
Der Vermieter
Auf der Heizkostenabrechnung steht der Auftraggeber — das ist oft die Verwaltung und nicht der Vermieter. Prüfen Sie den Namen, er steht später auf jedem Brief. Die IBAN kennt der Messdienst nicht; die brauchen wir für die Nachzahlungen.
3 · Einheiten und Mieter — bitte prüfen
Diese beiden Tabellen sollten schon gefüllt sein. Prüfen Sie sie und ergänzen Sie, was die Heizkostenabrechnung nicht wissen kann: die Vorauszahlungen (die kommen aus Ihrem Kontoauszug, nicht aus dem Vertrag), die Kaution für ausgezogene Mieter, und ob eine Einheit gewerblich genutzt wird.
Die Einheiten
Alle Flächen zusammen sind der Maßstab: Jeder Mieter zahlt den Anteil seiner Wohnung daran. Maßgeblich ist die tatsächliche Wohnfläche — die Heizkostenabrechnung nennt die beheizte Fläche. Meist sind sie gleich; ein unbeheizter Anbau oder ein Hobbyraum können sie auseinanderbringen.
Die Mieter und ihre Zeiträume
Je Einheit eine lückenlose Zeitleiste über das ganze Jahr. Ein Mieterwechsel sind zwei Zeilen; Leerstand bekommt eine eigene Zeile ohne Vorauszahlung und wird vom Vermieter getragen.
4 · Was die Mietverträge hergeben
Sie dürfen nur Kosten weitergeben, die Ihr Mietvertrag vorsieht (§ 556 Abs. 1 BGB). Ein Verweis auf die Betriebskostenverordnung genügt dafür — seltenere Kosten wie die Wartung der Rauchmelder müssen aber ausdrücklich im Vertrag stehen. Entscheiden können das nur Sie: Sie haben den Vertrag. Was wir gelesen haben, steht hier mit der Stelle im Wortlaut.
5 · Die Kosten
Werfen Sie die Rechnungen hier hinein. Das Werkzeug liest Aussteller, Zeitraum, Beträge und Steuersätze, zerlegt Jahresrechnungen nach ihren eigenen Zeitzeilen und ordnet sie einer Kostenart zu. Sie bestätigen, ändern oder streichen — Vorschlag ist Vorschlag.
Das ist der schnelle Weg. Jeder erkannte Beleg beantwortet die passende Frage in der Liste darunter gleich mit und trägt Betrag, Zeitraum und Arbeitskostenanteil ein. Was danach in der Liste noch offen ist, ist die eigentliche Arbeit — und die ist dann kurz. Ein Beleg kann eine Frage übrigens nur auf ja stellen: Dass keine Gartenrechnung dabei ist, beweist nicht, dass es keinen Garten gibt. Nein sagen nur Sie.
Die Liste durchgehen
Wir gehen jede Kostenart durch, die es nach § 2 BetrKV gibt — in drei Gruppen. Die ersten beiden hat fast jedes Haus. Die dritte ist eine Liste von Anlagen, die die meisten Häuser nicht haben; wenn nichts davon zutrifft, setzen Sie sie mit einem Klick auf nein. Sagen Sie einfach ja oder nein — eine Zeile, die Sie nicht sicher beantworten können, lassen Sie offen, dann fragen wir am Ende noch einmal. Was Sie mit „nein“ beantworten, taucht in der Abrechnung nicht auf.
Heizung und Warmwasser stehen hier nicht: Die kommen aus Schritt 1, aus der Heizkostenabrechnung. Die einzige Ausnahme ist die Wartung von Etagenthermen (§ 2 Nr. 4d) — die dürfen Sie auch dann umlegen, wenn Ihre Mieter ihre Wärme selbst beziehen.
Was nicht hineindarf
Diese Posten sind nie umlagefähig, auch wenn sie im selben Ordner liegen und Sie sie bezahlt haben. Wer sie mitrechnet, riskiert, dass die ganze Abrechnung angegriffen wird.
Alle erfassten Kostenarten
6 · Die Proben
Alle Prüfungen laufen bei jeder Änderung mit. Grün heißt bestanden, gelb heißt: sehen Sie hin, rot heißt: so sollte die Abrechnung nicht raus. Eine rote Meldung beheben Sie oder bestätigen sie ausdrücklich — bis dahin bleiben PDF, Word und Druck gesperrt. Rechenfehler lassen sich nicht bestätigen.
7 · Ergebnis
Oben die fertigen Briefe — klicken Sie einen an und lesen Sie ihn. Darunter das Prüfblatt und die Freigabe; danach drucken oder speichern Sie.
Für Nachrechner: Kontrollblatt, Kennzahlen und Kreuzprobe
8 · Was jetzt zu tun ist
Die Abrechnung ist der halbe Weg. Der andere halbe ist, dass Sie im nächsten Jahr nicht wieder in Vorlage gehen. Beides steht hier.
Ihr Entwurf
Was Sie eintragen, speichert das Werkzeug nur in diesem Browser. Anders ist es bei Dokumenten, die Sie hochladen: Ihr Browser schickt Abbilder der Seiten über unseren Server an ein KI-Modell von OpenAI in den USA, das sie liest. Beim Freigeben geht außerdem ein Protokoll an unseren Server — ohne Namen und Beträge, mit einer Prüfsumme über Ihre Eingaben. Einzelheiten stehen in Ziffer 6a der Datenschutzerklärung.
Der Browserspeicher geht verloren, wenn Sie ihn leeren oder das Gerät wechseln. Sichern Sie Ihren Stand deshalb als Datei — mit ihr machen Sie später weiter, auch im nächsten Jahr.