Über hausgeldpilot.de

Einmal im Jahr kommt die Hausgeldabrechnung Ihrer WEG-Verwaltung. Und dann sitzen Sie davor und sollen daraus eine Betriebskostenabrechnung für Ihren Mieter machen – aus einem Papier, das dafür nie gedacht war. hausgeldpilot.de macht diesen einen Schritt. Von jemandem, der ihn selbst jedes Jahr geht.

Das Problem beginnt mit einem Missverständnis

Die Hausgeldabrechnung regelt das Verhältnis zwischen Ihnen und der Eigentümergemeinschaft. Die Betriebskostenabrechnung regelt das Verhältnis zwischen Ihnen und Ihrem Mieter. Zwei Dokumente, zwei Zwecke – und wer sie gleichsetzt, legt Kosten um, die dort nicht hingehören.

Die Zuführung zur Erhaltungsrücklage steht in jeder Hausgeldabrechnung und darf nie auf den Mieter. Die Verwaltervergütung ebenso wenig. Eine Sonderumlage fast nie. Der Abrechnungszeitraum der WEG ist oft nicht Ihr Mietjahr. Bei einem Mieterwechsel muss zeitanteilig gerechnet werden – bei den Heizkosten aber nicht nach Tagen, sondern nach Gradtagszahlen. Und wenn Sie die Frist des § 556 Abs. 3 BGB verstreichen lassen, ist Ihre Nachforderung weg; das Guthaben Ihres Mieters bleibt.

Jeder dieser Punkte ist für sich keine Wissenschaft. Alle zusammen, einmal im Jahr, aus dem Gedächtnis, neben dem Hauptberuf – das ist die Stelle, an der Abrechnungen unwirksam werden.

Warum es hausgeldpilot.de gibt

Weil ich diese Aufgabe selbst habe. Ich bin Eigentümer mehrerer Immobilien und vermiete. Jedes Frühjahr dieselbe Fummelei: Zahlen aus dem Verwalter-PDF abtippen, Position für Position entscheiden, ob sie umlagefähig ist, den Zeitanteil rechnen, die Bescheinigung nach § 35a EStG nicht vergessen. Wer sich dabei vertut, merkt es erst, wenn der Mieter widerspricht – und dann ist die Frist meist abgelaufen.

Also habe ich das Werkzeug gebaut, das ich selbst brauchte. Es liest die Hausgeldabrechnung, erkennt die Positionen, rechnet den Anteil für Ihre Mietzeit und schreibt die fertige Abrechnung. Was es dabei nicht tut, ist mindestens so wichtig: Es erfindet keine Zahl, es glättet keine Differenz, und wo etwas unklar ist, sagt es das – statt sich hinter einem glatten Ergebnis zu verstecken.

Wer dahintersteht

Uygar Cicek, Köln. Immobilieneigentümer, IHK-zertifizierter Immobilienmakler und Projektierer.

• Über 15 Jahre mit Immobilien zu tun – als Eigentümer und als Makler, nicht als Zuschauer.
• Sechs Jahre bei Immowelt, also auch von der Marktseite her.
• Projektierung: Bausubstanz, Modernisierungskosten, Investitionsbedarf. Wer weiß, was eine Instandsetzung kostet, erkennt sie auch in einer Abrechnung wieder.
• Täglich Umgang mit Hausverwaltungen, Notaren und Banken – und damit mit genau den Unterlagen, um die es hier geht. Wie unterschiedlich Verwaltungen ihre Abrechnungen aufbauen, weiß ich, weil ich jede Woche welche lese.

Meine Maklertätigkeit läuft über immomakler.koeln (mehr dazu hier). Dass beide Angebote von derselben Person kommen, steht dort ausdrücklich. Sie sollen das wissen, bevor Sie klicken – nicht danach.

Für wen die Seite gemacht ist

Für private Vermieter einer vermieteten Eigentumswohnung. Nicht für Hausverwaltungen, nicht für Bestandshalter mit dreißig Einheiten und eigener Software. Sondern für die Wohnungen, bei denen sich weder ein Dienstleister noch eine Jahreslizenz lohnt – und bei denen die Abrechnung trotzdem so aussehen muss, dass sie einer Prüfung standhält. Eine Obergrenze gibt es nicht: Gerechnet wird je Wohnung, und die zehnte läuft wie die erste.

Das ist auch der Grund für den Preis: 19,90 € einmalig, kein Abonnement. Hochladen, Rechnen und der Abgleich mit den Summen Ihrer Verwaltung kosten nichts. Sie sehen jede Position und das Ergebnis in Euro, bevor Sie sich entscheiden. Bezahlt wird erst das fertige Dokument.

Wann Sie besser etwas anderes nehmen

• Mehrfamilienhaus in Eigenregie. Sie rechnen für mehrere Parteien ab und haben keine Hausgeldabrechnung – genau die ist hier die Grundlage.
• Hausverwaltung oder Bestandshalter. Sie brauchen Mandanten, Schnittstellen und Support. Das ist ein anderes Produkt.
• Steuersoftware. Hier entsteht die Nebenkostenabrechnung für Ihren Mieter, nicht Ihre Anlage V. Was davon steuerlich zählt, steht im Ratgeber zur Bescheinigung nach § 35a EStG.

Im Zweifel: ausprobieren. Rechnen und Vorschau kosten nichts, und Sie sehen in zwei Minuten, ob die Abrechnung Ihrer Verwaltung gelesen wird.

Was mit Ihren Unterlagen geschieht

Die Erkennung läuft zuerst in Ihrem Browser. Erst wenn sie dort nichts findet, geht die Datei zur zusätzlichen Prüfung an den Server – und auch das nur, wenn Sie ausdrücklich zustimmen. Was dabei passiert, steht in der Datenschutzerklärung und in der Antwort auf „Werden meine Dokumente hochgeladen?“, beides ohne Marketingdeutsch.

Wie nachgerechnet wird

Geprüft werden die beiden Blöcke, die eine Hausgeldabrechnung ohnehin ausweist – umlagefähig und nicht umlagefähig – jeder gegen die Summe der Einzelpositionen, die daraus gelesen wurden. Eine Abweichung wird benannt, nicht stillschweigend geglättet.

Die Toleranz beträgt zwei Cent, plus einen halben Cent je Position. Eine Abrechnung kann ihre eigene Zwischensumme nicht exakt treffen: Jede Zeile ist eine auf den Cent gerundete Division, die Zwischensumme wird aus den ungerundeten Werten gebildet.

Die Gesamtsumme wird nicht zusätzlich verglichen, sobald das Dokument beide Blöcke selbst nennt. Sie meint dort häufig etwas anderes – Reinkosten statt Ausgaben, zuzüglich der Zuführung zur Erhaltungsrücklage – und ein dritter Vergleich könnte nichts finden, was die beiden ersten nicht genauer benennen.

Was ich nicht leisten darf

Keine Rechts- und keine Steuerberatung. Ob eine bestimmte Position nach Ihrem Mietvertrag umlagefähig ist, ob Ihre Klausel wirksam vereinbart wurde, wie ein Streit mit Ihrem Mieter ausginge – dazu darf ich nichts sagen, und ich sage es auch nicht zwischen den Zeilen. Das Werkzeug rechnet, ordnet zu und formuliert. Die Entscheidung bleibt bei Ihnen, und die Stellen, an denen das so ist, benennt es ausdrücklich.

Wie Sie mich erreichen

Über das Kontaktformular oder direkt an info@hausgeldpilot.de. Ich lese jede Nachricht selbst und antworte in der Regel innerhalb eines Werktages. Wenn Ihnen etwas auffällt, das falsch gerechnet oder schlecht erklärt ist: Schreiben Sie mir. Daraus wird die nächste Verbesserung.

Fangen Sie an

Laden Sie Ihre Hausgeldabrechnung hoch und sehen Sie, was herauskommt. Bis zur fertigen Abrechnung kostet es nichts.

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