Am 1. Januar ist Ihre Nachforderung weg. Das Guthaben nicht.
Die Zwölfmonatsfrist des § 556 Abs. 3 BGB wirkt nur in eine Richtung. Sie schützt den Mieter, nicht Sie – und genau das übersehen die meisten Kleinvermieter.
Maßgeblich ist der Zugang, nicht das Absenden
Die Abrechnung muss dem Mieter zugehen, also in seinen Machtbereich gelangen. Wer am 31. Dezember abends einwirft, ist nach der Rechtsprechung zu spät. Im Streitfall müssen Sie den Zugang beweisen – ein Einwurf-Einschreiben mit Sendungsnummer und Einlieferungsdatum ist dafür der praktikabelste Nachweis.
Was genau verfällt – und was nicht
Ausgeschlossen ist Ihre Nachforderung, sofern Sie die Verspätung zu vertreten haben. Der Betrag ist nicht gestundet, er ist weg. Ein Guthaben müssen Sie dagegen auch verspätet auszahlen. Wer aus Zeitmangel gar nicht abrechnet, verliert also nur auf einer Seite. Bleibt eine rechtzeitig zugegangene Nachforderung unbezahlt, hilft eine schriftliche Erinnerung: Mahnung zur Nachzahlung.
Ihr Mieter hat einen Anspruch
Die Abrechnung ist keine Gefälligkeit, sondern Ihre Pflicht. Bleibt sie nach Fristablauf aus, darf Ihr Mieter die laufenden Vorauszahlungen zurückbehalten, bis Sie liefern. Auch die Einsicht in die Belege kann er verlangen und bis dahin die Zahlung der Nachforderung verweigern.
Die Frist läuft. Die Abrechnung dauert zehn Minuten.
Laden Sie die Hausgeldabrechnung Ihrer Verwaltung hoch. Die Positionen werden ausgelesen und gegen die Summen der Verwaltung gegengerechnet, Sie wählen aus, was auf den Mieter umgelegt wird – heraus kommt die fertige Abrechnung zum Ausdrucken. Rechnen und Vorschau kosten nichts.
Wenn die Verwaltung zu spät liefert
Kein Entschuldigungsgrund. Ihre Frist gegenüber dem Mieter läuft unabhängig davon, wann die Hausgeldabrechnung bei Ihnen eintrifft. Die Rechtsprechung mutet Ihnen zu, notfalls anhand eigener Unterlagen abzurechnen und später zu korrigieren – eine inhaltliche Korrektur ist möglich, eine formelle nicht.
Die Gegenfrist des Mieters
Ab Zugang hat Ihr Mieter zwölf Monate Zeit, Einwendungen mitzuteilen. Danach sind sie grundsätzlich ausgeschlossen. Deshalb steht der Hinweis darauf in jeder Abrechnung, die dieses Werkzeug erzeugt.
Der Kalender einer Abrechnung
Beispiel für den Abrechnungszeitraum eines Kalenderjahres.
Häufige Fragen zur Abrechnungsfrist
Gilt die Frist auch, wenn der Mieter schon ausgezogen ist?
Ja. Die Zwölfmonatsfrist knüpft an das Ende des Abrechnungszeitraums an, nicht an das Ende des Mietverhältnisses. Bei einem unterjährigen Auszug rechnen Sie den vollen Abrechnungszeitraum ab und weisen den zeitanteiligen Anteil des Mieters aus. Die Frist selbst verkürzt sich dadurch nicht.
Kann ich eine bereits versandte Abrechnung noch korrigieren?
Inhaltliche Korrekturen zugunsten des Mieters sind auch nach Fristablauf möglich. Eine Nachforderung nach oben ist es nicht, wenn die Frist abgelaufen ist und Sie die Versäumung zu vertreten haben. Formelle Mängel – etwa eine fehlende Pflichtangabe – lassen sich nach Fristablauf nicht mehr heilen; die Abrechnung gilt dann als nicht erfolgt.
Wie weise ich den Zugang beim Mieter nach?
Im Streitfall tragen Sie die Beweislast. Ein Einwurf-Einschreiben mit Sendungsnummer und Auslieferungsbeleg ist der praktikabelste Nachweis. Ein Übergabe-Einschreiben ist riskanter, weil ein nicht abgeholter Brief nicht zugeht. Ein einfacher Briefeinwurf mit Zeugen ist möglich, aber schwächer.
Der 31. Dezember fällt auf ein Wochenende – verschiebt sich die Frist?
Nein. Die Verlängerung auf den nächsten Werktag nach § 193 BGB gilt für Leistungs- und Erklärungsfristen, nicht für die Ausschlussfrist des § 556 Abs. 3 BGB. Planen Sie den Versand so, dass der Zugang mit Sicherheit im alten Jahr liegt.
Nebenkostenabrechnung vor dem 31. Dezember erstellen: Hausgeldabrechnung hochladen, Positionen prüfen, fertige Abrechnung ausdrucken.
Rechnen und Vorschau kosten nichts.