Nicht umlagefähig: welche Posten beim Eigentümer bleiben

Ihre Verwaltung stuft die Kosten für die Eigentümergemeinschaft ein, nicht für Ihr Mietverhältnis. Diese Posten stehen fast immer in derselben Tabelle wie die umlagefähigen – und gehören trotzdem nie in die Abrechnung Ihres Mieters.

Die Posten, die immer beim Eigentümer bleiben

• Zuführung zur Erhaltungsrücklage
• Verwaltervergütung und Sonderhonorare
• Instandhaltung, Instandsetzung, Reparaturen
• Kontoführungs- und Bankgebühren
• Rechtsanwalts-, Notar- und Gerichtskosten
• Mietausfallwagnis

Zwei weitere Posten tauchen seltener auf und sind ebenso wenig umlagefähig: die Vergütung des Verwaltungsbeirats, sofern die Gemeinschaft eine beschlossen hat, und Beiträge zu Verbänden der Eigentümergemeinschaft, etwa zu einem Haus- und Grundbesitzerverein. Beide betreffen die Organisation der Gemeinschaft, nicht den Betrieb des Gebäudes.

Umlagefähig sind nur die in § 2 der Betriebskostenverordnung genannten siebzehn Arten. Position siebzehn, die „sonstigen Betriebskosten“, ist die einzige offene – und sie greift nur, wenn die konkrete Kostenart im Mietvertrag ausdrücklich benannt ist.

Die Grundregel: Substanz gegen Betrieb

Umlagefähig sind Betriebskosten: laufende Kosten, die durch den bestimmungsgemäßen Gebrauch des Gebäudes entstehen, von der Grundsteuer über Wasser, Heizung und Aufzug bis zur Gebäudeversicherung. Nicht umlagefähig ist alles, was der Substanz des Gebäudes dient oder die Verwaltung des Eigentums betrifft. An dieser Unterscheidung lässt sich jede Position der Hausgeldabrechnung einordnen, auch eine, die im Katalog nicht ausdrücklich steht.

Wartung oder Reparatur: die häufigste Grauzone

Viele Posten in der Hausgeldabrechnung sind gemischt. Die Faustregel: Was regelmäßig anfällt, damit eine Anlage weiterläuft, ist Wartung und darf auf den Mieter. Was einen Schaden behebt oder etwas Neues anschafft, ist Reparatur oder Instandhaltung und bleibt bei Ihnen.

Wenn ein Posten beides enthält, etwa ein Aufzugs-Vollwartungsvertrag mit eingeschlossenen Reparaturen oder ein Hausmeister, der auch repariert, darf nur der Wartungsteil auf den Mieter. Fragen Sie Ihre Verwaltung nach einer Aufschlüsselung. Ohne sie kann Ihr Mieter den ganzen Posten bestreiten.

Im Zweifel lieber nicht umlegen. Ein Posten von 80 € ist den Streit selten wert.

Was der Fehler kostet: ein Rechenbeispiel

Ein erfundenes Beispiel, dieselben Zahlen wie auf unserer Startseite:

Der Mieter soll im falschen Fall rund dreimal so viel nachzahlen. Was dann passiert:

• Er widerspricht. Die 971,72 € für Rücklage, Verwaltung und Reparaturen streicht er zu Recht.
• Er prüft jetzt jede Zeile. Wer einmal zu viel gefunden hat, sucht weiter: nach dem Verteilerschlüssel, nach der Frist, nach Belegen.
• Hat er schon bezahlt, kann er den zu viel gezahlten Betrag zurückfordern.
• Sie verlieren Zeit, schreiben Briefe, und das Mietverhältnis leidet.

Auch der umgekehrte Fall kostet Geld: Wer aus Vorsicht zu viel weglässt oder die Grundsteuer vergisst, bezahlt diese Kosten selbst. Mehr dazu im Ratgeber Grundsteuer.

Die Abrechnungsspitze gehört nicht dazu

Das ist der häufigste Denkfehler. Der Nachschuss, den Sie als Eigentümer an die Gemeinschaft zahlen, ist die Differenz zwischen den beschlossenen Vorschüssen und den tatsächlichen Kosten. Er betrifft ausschließlich das Verhältnis zwischen Ihnen und der Gemeinschaft. Umzulegen sind die tatsächlichen umlagefähigen Kosten Ihrer Einheit, nicht die Spitze.

Der Fehler passiert meist unbewusst: Die Endsumme der Hausgeldabrechnung enthält die Nachschusszahlung schon, und wer sie unbesehen übernimmt, legt die Spitze mit um. Rechnen Sie deshalb immer von den einzelnen Kostenarten aus, nie von der Gesamtsumme unten auf der Abrechnung.

Erhaltungsrücklage und ihre Entnahme

Wird aus der Erhaltungsrücklage eine Reparatur bezahlt, steht in der Hausgeldabrechnung mitunter nicht die Rücklage, sondern die einzelne Handwerkerrechnung. Auch sie bleibt nicht umlagefähig – die Darstellung hat sich verschoben, nicht die Einordnung als Instandhaltung. Prüfen Sie deshalb auch Posten wie „Sonderumlage“ oder konkrete Handwerkerrechnungen auf ihren Zweck.

Zwei Fälle, die vom Mietvertrag abhängen

Kabel- und Breitbandgebühren. Das Nebenkostenprivileg ist zum 1. Juli 2024 entfallen. Für Zeiträume danach lassen sich Sammelverträge nur noch unter engen Voraussetzungen weitergeben. Ältere Verwalterabrechnungen führen den Posten trotzdem unverändert als umlagefähig.

Stellplatz und Tiefgarage. Nur umlagefähig, wenn der Stellplatz im selben Mietvertrag mitvermietet ist. Bei getrennter Vermietung gehören diese Kosten in eine eigene Abrechnung.

Ein Sonderfall, der jedes Jahr aufs Neue für Streit sorgt, ist die Sonderumlage der Eigentümergemeinschaft. Sie steht in derselben Tabelle, sieht aus wie eine gewöhnliche Kostenposition – und gehört aus denselben Gründen nicht in die Nebenkostenabrechnung wie die Erhaltungsrücklage.

Welche dieser Posten in Ihrer Abrechnung stecken und wie hoch sie sind, sehen Sie am schnellsten, wenn Sie die Hausgeldabrechnung prüfen lassen: die Auswertung trennt umlegbaren Anteil, eigenen Anteil und Rücklagenzuführung und weist jeden Betrag einzeln aus.