Muster: So sieht Ihre Nebenkostenabrechnung aus

Diese drei Blätter hat hausgeldpilot.de erzeugt – aus einer ganz normalen Hausgeldabrechnung, wie Ihre Verwaltung sie verschickt. Sie tippen nichts ab: Sie laden die Abrechnung hoch, die Kostenarten, Verteilerschlüssel und Beträge werden automatisch erkannt und gegen die Summen Ihrer Verwaltung gegengerechnet. Sie entscheiden nur noch, was auf den Mieter umgelegt wird. Namen und Beträge hier sind erfunden, alles andere ist genau das, was Sie am Ende in der Hand halten.

Was Sie darin sehen

• Die vier Pflichtangaben nach § 556 BGB: Abrechnungszeitraum, Gesamtkosten, Verteilerschlüssel und Abzug der Vorauszahlungen – ohne sie ist eine Abrechnung formell unwirksam.
• Die Herleitung, die Ihr Mieter nachrechnen kann. In Anlage 1 steht zu jeder Kostenart, was das ganze Haus gekostet hat, nach welchem Schlüssel verteilt wurde und mit welchem Anteil – Gesamtkosten geteilt durch den Maßstab des Hauses, multipliziert mit Ihrem Anteil. Der Mieter braucht dazu keine fremden Unterlagen.
• Die Trennung, an der es meistens scheitert. Erhaltungsrücklage, Verwaltervergütung und Reparaturen am Gemeinschaftseigentum bleiben beim Eigentümer und stehen deshalb gar nicht erst in Anlage 1. Im Werkzeug sehen Sie sie einzeln, damit Sie jede Entscheidung nachvollziehen können.
• Die Grundbesitzabgaben, die nicht in der Hausgeldabrechnung stehen, sondern im Bescheid der Gemeinde. Wer sie vergisst, verschenkt Geld.
• Der Ausweis nach § 35a EStG auf einem eigenen Blatt, das Ihr Mieter seiner Steuererklärung beilegen kann. Die Zahlen stammen aus der Bescheinigung Ihrer Verwaltung, sind aber auf die umlagefähigen Anteile und auf seine Mietzeit gekürzt – die Bescheinigung selbst ist auf Sie als Eigentümer ausgestellt und nennt andere Beträge. Enthält Ihre Abrechnung keinen solchen Ausweis, entfällt das Blatt.
• Der Vorschlag für die neue Vorauszahlung nach § 560 Abs. 4 BGB, mit der neuen Gesamtmiete, damit Ihr Mieter den Dauerauftrag richtig ändert.

Was hier nicht abgebildet ist

Die Belegseiten. Hinter den drei Blättern hängen die Seiten Ihrer Hausverwaltung – die Einzelabrechnung, die Bescheinigung nach § 35a EStG und, falls vorhanden, die Heizkostenabrechnung des Messdienstes. Das sind die Belege, die Ihr Mieter nach § 259 BGB anfordern darf; sie liegen dann schon bei. Was ihn nichts angeht – Einladung zur Eigentümerversammlung, Wirtschaftsplan, Verwaltervertrag, die Rücklage – wird vorher aussortiert.

Der Unterschied ist wichtiger, als er aussieht: Die Einzelabrechnung Ihrer Verwaltung ist der Nachweis, den Ihr Mieter verlangen kann. Die Abrechnung selbst sind die drei Blätter davor. Wer dem Mieter nur ein Anschreiben und die Unterlagen der Verwaltung schickt, lässt ihn rechnen – und eine Abrechnung, die der Mieter nicht ohne Hilfsmittel nachvollziehen kann, ist formell angreifbar. Warum das so ist, steht im Ratgeber: Die Hausgeldabrechnung ist nicht Ihre Abrechnung.

Ihre eigene Nebenkostenabrechnung: bis hierher kostenlos

Laden Sie die Hausgeldabrechnung Ihrer Verwaltung hoch – als PDF, als Scan oder als Foto. Die Positionen werden erkannt, gegen die Summen der Verwaltung gegengerechnet, und Sie sehen Ihr eigenes Ergebnis in Euro. Erst das lesbare Dokument kostet, einmalig und ohne Abonnement.

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