Was mit Ihrer Hausgeldabrechnung passiert, wenn Sie sie hochladen
Wir arbeiten mit KI – und sagen genau, wie. Die Positionen liest zuerst Ihr Browser. Wo das nicht verlässlich genug ist, liest ein KI-Modell von OpenAI die Seiten über unseren Server. Hier steht, wann das passiert, was dabei übertragen wird und was mit den Daten geschieht.
Stufe 1: Ihr Browser liest
Wenn Sie eine Datei auswählen, liest Ihr Browser sie zuerst selbst. Bei einem digital erzeugten PDF – der Datei, die Ihre Verwaltung verschickt, nicht einem Foto davon – wird der enthaltene Text ausgelesen und zeilenweise sortiert, damit die Tabelle erhalten bleibt. Daraus entstehen die Positionen und die Rechnung, auf Ihrem Gerät.
Anschließend prüft das Werkzeug, ob das Ergebnis plausibel ist: ob die Beträge zu den Summen passen, die das Dokument selbst nennt, und ob die Verteilerschlüssel gefunden wurden. Ist das der Fall, ist die Erkennung fertig, und die Datei verlässt Ihr Gerät nicht.
Die Programmbibliothek für PDF kommt von unserem eigenen Server, nicht von einem fremden Verteilnetz – sonst fiele bei jedem Seitenaufruf Ihre IP-Adresse bei einem Dritten an.
Stufe 2: Die KI liest mit
Ein KI-Modell liest mit, wenn der Browser allein kein verlässliches Ergebnis liefert:
- bei jedem Scan und jedem Foto – dort gibt es keinen Text, nur Bildpunkte,
- wenn sich aus einem PDF keine Positionen lesen lassen oder die Datei sich nicht öffnen lässt,
- wenn das gelesene Ergebnis nicht plausibel ist – etwa weil die Beträge nicht zu den Summen des Dokuments passen oder vielen Positionen der Verteilerschlüssel fehlt.
Dann wandelt Ihr Browser die Seiten in Bilder um und schickt sie an unseren Server. Der Server übergibt sie an ein KI-Modell von OpenAI und gibt die erkannten Positionen an Ihren Browser zurück. Gehen die erkannten Summen nicht auf, liest das Modell dieselben Seiten ein zweites Mal. Der Zugangsschlüssel zum Modell liegt nur auf dem Server; Ihr Browser bekommt ihn nie zu sehen.
Warum wir das so machen: Ein Ergebnis, das falsch ist, aber richtig aussieht, ist schlechter als gar keines. Die KI ist hier kein Ersatz für die Prüfung, sondern der Weg für Unterlagen, an denen das Lesen im Browser scheitert. Auch was die KI erkennt, wird gegen die Summen des Dokuments gerechnet.
Gefragt wird in der Nebenkostenabrechnung nicht noch einmal. Wer eine Abrechnung hochlädt, möchte sie ausgewertet haben. Deshalb steht der Hinweis dauerhaft am Dateifeld, bevor Sie eine Datei auswählen. Möchten Sie keine Übertragung, tragen Sie die Positionen von Hand ein – das Werkzeug führt auch diesen Weg vollständig zu Ende.
Was übertragen wird – und was nicht
Übertragen werden in Stufe 2 Abbilder der Seiten, die Sie hochgeladen haben. Darauf steht alles, was auch auf dem Papier steht: die Anschrift der Liegenschaft, die Wohnungsnummer, häufig Ihr Name als Eigentümer, die Miteigentumsanteile und sämtliche Beträge – bei einer Heizkostenabrechnung des Messdienstes auch der Name, unter dem die Wohnung dort geführt wird. Eine Hausgeldabrechnung ist kein anonymes Dokument.
Nicht übertragen wird bei der Erkennung, was Sie ins Formular tippen: Namen und Anschriften von Vermieter und Mieter, die IBAN, die Miete, die Vorauszahlungen. Die Rechnung, die Umlage auf Ihren Mieter und das Schreiben entstehen ohne KI in Ihrem Browser.
Eine Stelle, an der Ihre Angaben doch unseren Server passieren, gibt es: Nach dem Kauf schicken wir Ihnen die fertige Abrechnung als PDF und Word-Datei per E-Mail. Dafür gehen diese Dateien einmal über unseren Server; gespeichert werden sie dort nicht.
Speicherfristen, beteiligte Unternehmen und Schutzmaßnahmen im Überblick: Datenschutz und Sicherheit.
KI und Datenschutz: Anbieter, Speicherung, Training
- Anbieter: OpenAI. Die Verarbeitung findet in der Regel in den Vereinigten Staaten statt. Vertragspartner ist die OpenAI Ireland Ltd. in der EU; sie stützt die Weitergabe in die USA auf Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission oder einen Angemessenheitsbeschluss. Mit OpenAI besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung.
- Kein Training: Daten, die über die Programmierschnittstelle kommen, verwendet OpenAI nach eigenen Angaben nicht zum Training seiner Modelle.
- Speicherung bei uns: keine. Unser Server hält die Seitenbilder nur für die Dauer der Anfrage im Arbeitsspeicher.
- Speicherung bei OpenAI: nach eigenen Angaben bis zu 30 Tage zur Erkennung von Missbrauch, danach gelöscht.
- Rechtsgrundlage: Die Auswertung ist Teil der Leistung, die Sie mit dem Upload anfordern (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Die Einzelheiten, auch zu Daten Dritter auf der Abrechnung, regelt Ziffer 6 der Datenschutzerklärung.
Die Hausgeld-Analyse fragt vorher
Die Hausgeld-Analyse ist ein eigenes Werkzeug, und dort ist die KI eine zusätzliche Prüfung. Deshalb fragen wir dort vorher, mit zwei gleichwertigen Schaltflächen.
Bei einem PDF mit Textebene steht das im Browser gelesene Ergebnis sofort da. Erst ein Klick schickt höchstens acht Seiten aus dem Abrechnungsteil an unseren Server – Einladung und Vollmacht, auf denen Ihr Name und Ihre Anschrift stehen, bleiben auf Ihrem Rechner. Bei einem Scan fragt die Analyse ebenso vorher und schickt die ersten sechs Seiten.
Sie können die Zahlen auch von Hand eintragen.
Der Upload ist eine Abkürzung, keine Voraussetzung. Wer gar nichts hochladen möchte, trägt die Positionen aus der Hausgeldabrechnung selbst ein und bekommt dieselbe Abrechnung, dieselbe Prüfung der Umlagefähigkeit und dasselbe fertige Dokument. In dem Fall verlässt kein Dokument Ihren Rechner. Rechnen und Vorschau kosten nichts.
Wenn Sie keine Übertragung möchten
- Laden Sie das Original-PDF Ihrer Verwaltung hoch, nicht ein Foto oder einen Ausdruck davon. Ein digital erzeugtes PDF hat die besten Aussichten, im Browser gelesen zu werden. Ein Scan oder Foto enthält keinen Text – für ihn ist die KI nicht der schwierige Weg, sondern der einzige.
- Schwärzen Sie, was nicht gebraucht wird. Für die Abrechnung zählen die Kostenpositionen und die Beträge. Name und Kontoverbindung können Sie vorher unkenntlich machen.
- Tragen Sie die Werte von Hand ein. Das dauert bei einer überschaubaren Abrechnung wenige Minuten, und es wird sicher nichts übertragen.
Häufige Fragen zu KI und Datenschutz
Arbeitet hausgeldpilot.de mit KI?
Ja, beim Lesen hochgeladener Unterlagen. Zuerst liest Ihr Browser die Datei selbst. Liefert das kein verlässliches Ergebnis – bei Scans und Fotos immer, sonst wenn die Beträge nicht zu den Summen des Dokuments passen –, gehen Abbilder der Seiten über unseren Server an ein KI-Modell von OpenAI. Die Rechnung selbst, die Umlage auf Ihren Mieter und das Schreiben entstehen ohne KI in Ihrem Browser.
Werde ich gefragt, bevor mein Dokument an die KI geht?
In der Nebenkostenabrechnung nicht. Wer eine Abrechnung hochlädt, möchte sie ausgewertet haben; der Hinweis steht deshalb dauerhaft am Dateifeld, bevor Sie eine Datei auswählen. Möchten Sie keine Übertragung, tragen Sie die Positionen von Hand ein. In der Hausgeld-Analyse fragen wir vorher, weil die KI dort nur ergänzt, was bereits gelesen wurde.
Wird mit meinen Unterlagen eine KI trainiert?
Nein. OpenAI verwendet Daten, die über die Programmierschnittstelle kommen, nach eigenen Angaben nicht zum Training. Wir speichern die Seiten nicht; OpenAI hält sie bis zu 30 Tage zur Missbrauchserkennung vor und löscht sie dann.
Werden meine Eingaben aus dem Formular übertragen?
Nicht für die Erkennung. Namen, Anschriften, IBAN, Miete und Vorauszahlungen gehen dabei nicht mit. Nach dem Kauf schicken wir Ihnen die fertige Abrechnung als PDF und Word-Datei per E-Mail; dafür gehen diese Dateien einmal über unseren Server und werden dort nicht gespeichert.
Kann ich die Nebenkostenabrechnung ohne Upload erstellen?
Ja. Der Upload spart Tipparbeit, ist aber keine Voraussetzung. Jede Position lässt sich selbst anlegen und als umlagefähig oder nicht umlagefähig kennzeichnen; daraus entsteht dieselbe Abrechnung.
Positionen eintragen oder Abrechnung hochladen – Sie entscheiden.
Nebenkostenabrechnung im Browser erstellen – Rechnen und Vorschau kosten nichts.