Eine Zahl reicht nicht. Vier Angaben schon.
Die Summe unten auf der Hausgeldabrechnung ist verlockend einfach weiterzugeben. Genau das ist der häufigste Fehler in Nebenkostenabrechnungen von Eigentumswohnungen – und er macht die Abrechnung formell unwirksam.
Warum eine Sammelsumme nicht reicht
Die Hausgeldabrechnung Ihrer WEG-Verwaltung weist unten oft eine Gesamtsumme für Ihre Einheit aus. Diese Zahl 1:1 an den Mieter weiterzugeben, ist der naheliegendste, aber falsche Weg.
Die Rechtsprechung verlangt von einer ordnungsgemäßen Betriebskostenabrechnung deutlich mehr als eine einzelne Zahl – sie muss aus sich heraus nachvollziehbar und rechnerisch nachprüfbar sein, ohne dass der Mieter Zusatzfragen stellen muss, um sie zu verstehen.
Eine Sammelsumme leistet das nicht. Der Mieter kann nicht erkennen, welche Kostenarten enthalten sind, nach welchem Schlüssel verteilt wurde und ob seine Vorauszahlungen überhaupt schon abgezogen sind. Fehlt diese Nachvollziehbarkeit, ist die Abrechnung formell unwirksam – und formell unwirksam bedeutet rechtlich: Sie gilt, als hätten Sie gar nicht abgerechnet.
Die vier Angaben im Einzelnen
Damit eine Nebenkostenabrechnung den formellen Anforderungen genügt, braucht sie vier Bestandteile:
- Kostenarten getrennt aufgeführt. Grundsteuer, Wasser, Heizung, Aufzug, Versicherung und so weiter jeweils als eigene Position, nicht als eine Summe.
- Der Umlagemaßstab. Nach welchem Schlüssel wird verteilt – Wohnfläche, Personenzahl, Verbrauch? Der Maßstab muss genannt werden, nicht nur angewendet.
- Die Berechnung des Mieteranteils. Wie aus der Gesamtkostenart und dem Verteilerschlüssel der konkrete Anteil des einzelnen Mieters entsteht, muss rechnerisch nachvollziehbar sein.
- Der Abzug der geleisteten Vorauszahlungen. Erst der Saldo aus Kostenanteil und Vorauszahlung ergibt die Nachforderung oder das Guthaben.
Alle vier Angaben müssen aus der Hausgeldabrechnung stammen oder lässt sich zumindest aus ihr ableiten – Sie erfinden nichts neu, Sie strukturieren die vorhandenen Zahlen so, dass sie diesen vier Anforderungen genügen.
Die vier Angaben entstehen automatisch aus der Hausgeldabrechnung.
Laden Sie die Hausgeldabrechnung hoch. Positionen werden ausgelesen, nach Kostenart getrennt und dem hinterlegten Umlagemaßstab zugeordnet; die Vorauszahlungen ziehen Sie selbst ab. Heraus kommt eine Abrechnung, die alle vier Pflichtangaben trägt – jede Kostenart mit Gesamtkosten, Verteilerschlüssel und der Herleitung Ihres Anteils, nicht nur eine Summe. Rechnen und Vorschau kosten nichts.
Die Folgen einer unwirksamen Abrechnung
Formelle Unwirksamkeit trifft Sie doppelt. Erstens: Der Mieter muss auf eine unwirksame Abrechnung nicht zahlen, selbst wenn die zugrunde liegenden Zahlen stimmen. Zweitens, und das ist der teurere Teil: Weil die Abrechnung als nicht erfolgt gilt, läuft Ihre Zwölfmonatsfrist nach § 556 Abs. 3 BGB unverändert weiter.
Merken Sie den Formfehler erst nach Fristablauf, ist eine Nachbesserung der formellen Mängel nicht mehr möglich – die Nachforderung ist dann endgültig verloren, obwohl Sie fristgerecht „etwas“ verschickt hatten.
Ein inhaltlicher Fehler – etwa ein falsch übertragener Betrag – ist demgegenüber harmloser: Er macht die Abrechnung nicht insgesamt unwirksam und lässt sich auch nach Fristablauf noch korrigieren, zugunsten des Mieters ohnehin, zu Ihren Gunsten nur solange die Frist noch läuft.
Wie Sie es in der Praxis richtig machen
Die vier Angaben in eine Tabelle zu bringen ist weniger Arbeit, als es klingt, weil die Hausgeldabrechnung die Rohdaten meist schon enthält:
- Übernehmen Sie die einzelnen Kostenarten aus der Hausgeldabrechnung als eigene Zeilen, statt sie zu addieren.
- Streichen Sie dabei die nicht umlagefähigen Posten – Erhaltungsrücklage, Verwaltervergütung, Abrechnungsspitze und ähnliche – konsequent heraus.
- Nennen Sie zu jeder verbleibenden Position den Verteilerschlüssel, auch wenn er für alle Positionen gleich ist.
- Ziehen Sie die Vorauszahlungen erst ganz am Ende vom Gesamtanteil ab, nicht Position für Position.
Auch die Einzelabrechnung beizulegen reicht nicht
Wer die Sammelsumme für zu wenig hält, kommt schnell auf den nächsten Gedanken: die Einzelabrechnung der Verwaltung kopieren und beilegen, dann steht ja alles drin. Auch das reicht nicht, und zwar aus demselben Grund.
Die Einzelabrechnung ist auf Sie als Eigentümer ausgestellt. Sie verteilt nach Miteigentumsanteilen, führt Posten, die kein Mieter zahlt, kennt weder die Vorauszahlungen Ihres Mieters noch seine Mietzeit. Ihr Mieter müsste heraussuchen, streichen und nachrechnen – und der Maßstab der Rechtsprechung ist, dass er es ohne Hilfsmittel nachvollziehen kann.
Die Einzelabrechnung hat trotzdem ihren Platz, nur einen anderen: Sie ist der Beleg. Ihr Mieter darf sie einsehen (§ 259 BGB), und bis Sie sie ihm vorlegen, darf er eine Nachzahlung zurückhalten. Legen Sie sie also bei – aber hinter Ihre eigene Aufstellung, nicht an deren Stelle.
Häufige Fragen zur Sammelsumme
Reicht es, wenn ich die Kostenarten im Anschreiben grob beschreibe, statt sie einzeln aufzulisten?
Nein. Jede Kostenart braucht eine eigene Zeile mit eigenem Betrag. Eine zusammenfassende Formulierung wie „Betriebskosten laut Hausgeldabrechnung“ genügt der geforderten Nachvollziehbarkeit nicht.
Muss ich den Umlagemaßstab bei jeder Position einzeln nennen?
Ja, auch wenn er für alle Positionen identisch ist – etwa „nach Wohnfläche“. Eine allgemeine Formulierung am Seitenanfang reicht in der Praxis meist aus, solange für jede Kostenart eindeutig erkennbar bleibt, welcher Maßstab gilt.
Kann ich eine formell unwirksame Abrechnung nachträglich korrigieren?
Ja, solange die Zwölfmonatsfrist noch läuft. Nach Fristablauf lassen sich formelle Mängel nicht mehr heilen; die Abrechnung gilt dann dauerhaft als nicht erfolgt.
Was, wenn die Hausgeldabrechnung selbst nur eine Sammelsumme enthält?
Dann fragen Sie bei der Verwaltung nach der Aufschlüsselung nach Kostenarten. Die Jahresabrechnung der WEG enthält diese Aufteilung in aller Regel, auch wenn die zusammenfassende Summe optisch im Vordergrund steht.
Nebenkostenabrechnung mit allen vier Angaben erstellen: Hausgeldabrechnung hochladen, Positionen prüfen, fertige Abrechnung ausdrucken.
Rechnen und Vorschau kosten nichts.