Nebenkostenabrechnung der Eigentumswohnung: die 5 teuersten Fehler
Kurz: Fast alle teuren Fehler entstehen an derselben Stelle: beim Übertragen der Hausgeldabrechnung in die Abrechnung für den Mieter. Diese fünf kosten am meisten.
1. Die Frist verpasst
Die Abrechnung muss Ihrem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungsjahres zugehen. Für das Jahr 2025 ist das der 31. Dezember 2026. Danach können Sie keine Nachzahlung mehr verlangen. Ein Guthaben müssen Sie trotzdem auszahlen.
Es zählt der Tag, an dem der Brief beim Mieter ankommt, nicht der Tag, an dem Sie ihn abschicken. Geht er bei der Post verloren, ist das Ihr Risiko (BGH, Urteil vom 21.01.2009, VIII ZR 107/08). Verschicken Sie die Abrechnung so, dass Sie den Zugang beweisen können: Übergabe gegen Unterschrift oder Einwurf durch einen Boten, der den Inhalt kennt. Ein Einwurf-Einschreiben genügt dafür nach neuer Rechtsprechung nicht mehr sicher.
Auch eine späte Hausgeldabrechnung Ihrer Verwaltung verlängert die Frist nicht automatisch. Mehr im Ratgeber Frist zum 31. Dezember.
2. Die Hausgeldabrechnung einfach weitergereicht
Die Hausgeldabrechnung ist für die Eigentümergemeinschaft geschrieben. Sie enthält Posten, die Ihren Mieter nichts angehen, und ihr fehlen Angaben, die er bekommen muss.
Eine wirksame Abrechnung braucht vier Dinge: die Gesamtkosten je Kostenart, den Verteilerschlüssel, den Anteil des Mieters und den Abzug seiner Vorauszahlungen. Fehlt eines davon, ist die Abrechnung formell unwirksam (BGH, Urteil vom 29.01.2020, VIII ZR 244/18). Eine einzige Sammelsumme reicht nie. Mehr im Ratgeber Pflichtangaben.
3. Rücklage, Verwaltung oder Reparaturen umgelegt
Erhaltungsrücklage, Verwaltervergütung und Reparaturen stehen in jeder Hausgeldabrechnung, dürfen aber nicht auf den Mieter. Wer sie mitnimmt, verlangt schnell mehrere hundert Euro zu viel. Der Mieter streicht die Posten, und ab dann prüft er jede Zeile.
Besonders tückisch sind gemischte Posten wie ein Hausmeister, der auch repariert. Eine Tabelle mit Beispielen und ein Rechenbeispiel finden Sie im Ratgeber Was nicht umlagefähig ist.
4. Die Grundsteuer vergessen
Die Grundsteuer steht nicht in der Hausgeldabrechnung, sondern im Bescheid Ihrer Stadt. Wer nur die Hausgeldabrechnung überträgt, vergisst sie und zahlt sie selbst. Sie dürfen sie direkt weitergeben, ohne Umrechnung nach Fläche. Mehr im Ratgeber Grundsteuer.
5. Heizkosten ohne Aufteilung weitergegeben
Für Heizung und Warmwasser gelten eigene Regeln. Zwei davon kosten Geld, wenn man sie übersieht:
- Verbrauch: Mindestens 50 Prozent der Heizkosten müssen nach Verbrauch verteilt werden. Wer nur nach Fläche abrechnet, muss mit einer Kürzung um 15 Prozent rechnen.
- CO₂-Kosten: Seit 2023 tragen Vermieter einen Teil der CO₂-Kosten, je nach Energiebilanz des Gebäudes bis zu 95 Prozent. Fehlt die Aufteilung, darf der Mieter seinen Anteil an den Heizkosten um 3 Prozent kürzen.
Meist liefert der Messdienst beides in seiner Heizkostenabrechnung. Legen Sie sie als Beleg bei. Mehr im Ratgeber CO₂-Kosten aufteilen.
So vermeiden Sie alle fünf
hausgeldpilot zeigt Ihnen die verbleibende Frist, wählt Rücklage, Verwaltung und Reparaturen vorab ab, rechnet die Summen gegen die Ihrer Verwaltung nach und meldet, wenn Grundsteuerbescheid oder Heizkostenabrechnung fehlen.