Hausmeisterkosten: umlagefähig, bis auf einen Teil
Der Hausmeister steht in fast jeder Hausgeldabrechnung, und fast immer mit einer einzigen Summe. Umlegen dürfen Sie ihn – aber nicht ganz. Was er an der Substanz des Hauses tut und was er der Verwaltung abnimmt, muss vorher heraus.
Was Sie umlegen dürfen
Der Hauswart steht als Nummer 14 im Katalog der Betriebskostenverordnung. Umlagefähig sind nach § 2 Nr. 14 BetrKV die Vergütung, die Sozialbeiträge und alle geldwerten Leistungen, die für seine Arbeit gewährt werden. Geldwerte Leistung heißt zum Beispiel eine Hausmeisterwohnung, die er als Teil seiner Bezahlung bewohnt.
Ob die Eigentümergemeinschaft jemanden anstellt oder einen Hausmeisterdienst beauftragt, ändert daran nichts. Auch die Rechnung eines Dienstleisters ist umlagefähig, soweit sie die laufende Betreuung des Hauses betrifft: Kontrollgänge, Bedienen und Überwachen der technischen Anlagen, Schließdienst, Ablesungen, das Entgegennehmen von Meldungen.
Vorausgesetzt bleibt, was für alle Betriebskosten gilt: Der Mietvertrag muss die Umlage von Betriebskosten vereinbaren. Ohne diese Vereinbarung sind auch die Kosten des Hausmeisters in der Miete enthalten.
Der Anteil, der herausmuss
Dieselbe Vorschrift macht eine Einschränkung, und sie ist der ganze Punkt dieser Seite. Umlagefähig ist die Vergütung nur, soweit sie nicht die Instandhaltung, Instandsetzung, Erneuerung, Schönheitsreparaturen oder die Hausverwaltung betrifft.
Fünf Tätigkeiten also, die aus der Summe heraus müssen:
- Instandhaltung – Wartung und Pflege der Bausubstanz.
- Instandsetzung – Reparaturen aller Art, von der Dichtung bis zum Türschließer.
- Erneuerung – das Austauschen von Teilen und Anlagen.
- Schönheitsreparaturen – Streichen, Tapezieren, Lackieren im Gemeinschaftsbereich.
- Hausverwaltung – Verwaltungsaufgaben, die er der Verwaltung abnimmt: Angebote einholen, Handwerker beauftragen, Unterlagen führen.
Wechselt der Hausmeister eine Dichtung, streicht er das Treppengeländer oder holt er für die Verwaltung ein Angebot ein, arbeitet er in diesen Stunden an der Substanz oder für die Verwaltung. Diese Stunden gehören nicht in die Abrechnung des Mieters – auch dann nicht, wenn sie in derselben Rechnung stehen wie alles Übrige.
Den Hausmeister legt das Werkzeug um – den Abzug nehmen Sie vor.
Eine Hausmeisterposition wird als umlagefähig eingeordnet, weil sie es dem Grunde nach ist. Wie hoch der Instandhaltungs- und Verwaltungsanteil ist, kann das Werkzeug nicht wissen – er steht in keiner Hausgeldabrechnung. Sie ändern Betrag und Bezeichnung direkt in der Zeile; beides steht anschließend so in der fertigen Abrechnung. Rechnen und Vorschau kosten nichts.
Was nicht zweimal abgerechnet werden darf
Der zweite Halbsatz derselben Vorschrift regelt einen Fall, den man leicht übersieht: Soweit Arbeiten vom Hauswart ausgeführt werden, dürfen die Kosten für diese Arbeitsleistungen nicht zusätzlich nach den Nummern 2 bis 10 und 16 angesetzt werden.
Das sind Wasserversorgung, Entwässerung, Heizung, Warmwasser, verbundene Anlagen, Aufzug, Straßenreinigung und Müllbeseitigung, Gebäudereinigung und Schädlingsbekämpfung, Gartenpflege sowie die Einrichtungen für die Wäschepflege.
Praktisch heißt das: Mäht der Hausmeister den Rasen und steht in der Hausgeldabrechnung zusätzlich eine Position „Gartenpflege“, zahlt der Mieter dieselbe Arbeit zweimal. Dasselbe gilt für Treppenhausreinigung und Winterdienst – die beiden häufigsten Doppelungen.
Ein Blick lohnt sich also: Stehen Hausmeister und Gartenpflege oder Hausmeister und Reinigung als getrennte Posten in der Hausgeldabrechnung, fragen Sie bei der Verwaltung nach, was der Hausmeistervertrag umfasst. Sind es zwei verschiedene Leistungen – ein Gartenbaubetrieb schneidet die Hecke, der Hausmeister mäht nicht –, ist alles in Ordnung. Deckt der Hausmeistervertrag die Arbeit bereits ab, gehört eine der beiden Positionen heraus.
Wenn in der Abrechnung nur eine Summe steht
Der Regelfall. Die WEG-Abrechnung bucht, was der Hausmeisterdienst in Rechnung stellt, und das ist meist ein Betrag ohne Aufschlüsselung. Drei Wege, in dieser Reihenfolge:
- Bei der Verwaltung nachfragen. Der Hausmeistervertrag beschreibt die Leistungen, und manche Dienstleister weisen Regiestunden für Reparaturen ohnehin getrennt aus. Das ist der beste Beleg – und Sie haben als Eigentümer ein Recht darauf, die Belege einzusehen.
- Aus dem Vertrag herausrechnen. Steht dort eine Pauschale für die laufende Betreuung neben gesondert abgerechneten Reparaturstunden, ist die Trennung schon da; Sie müssen sie nur übernehmen.
- Schätzen. Lässt sich der Anteil nicht ermitteln, darf er geschätzt werden. Die Schätzung muss allerdings nachvollziehbar sein und sich an dem orientieren, was der Hausmeister tatsächlich tut. Einen gesetzlichen Prozentsatz gibt es nicht, und ein runder Abzug „weil man das so macht“ ist keine Schätzung, sondern eine Zahl.
Und dann: Weisen Sie den Abzug in der Abrechnung aus. Ein Mieter, der „Hausmeister 1.240,00 €“ liest, kann nicht erkennen, dass Sie bereits gekürzt haben – er sieht eine runde Summe und fragt nach. Steht dort dagegen „Hausmeister, ohne Instandhaltungsanteil“, ist die Position erklärt, bevor die erste Rückfrage kommt.
Hausmeister ist nicht Hausverwaltung
Beides fängt mit „Haus“ an, beides steht in der Hausgeldabrechnung oft untereinander – und in der Umlagefähigkeit sind sie das Gegenteil voneinander:
- Hausmeister oder Hauswart – umlagefähig nach § 2 Nr. 14 BetrKV, abzüglich der oben genannten Anteile.
- Verwaltervergütung – das Honorar der WEG-Verwaltung. Nie umlagefähig, denn es betrifft die Verwaltung des Eigentums und nicht den Betrieb des Gebäudes.
Ein dritter Fall sind Positionen wie „Hausmeister Telefon“ oder „Hausmeisterbüro“. Telefon- und Bürokosten stehen im Katalog des § 2 BetrKV nicht; das Werkzeug wählt eine so bezeichnete Position deshalb von sich aus ab.
Häufige Fragen zu Hausmeisterkosten
Sind Hausmeisterkosten überhaupt umlagefähig?
Ja. Der Hauswart steht als Nummer 14 im Katalog des § 2 BetrKV. Umlagefähig sind Vergütung, Sozialbeiträge und geldwerte Leistungen – aber nicht der Teil, der auf Instandhaltung, Instandsetzung, Erneuerung, Schönheitsreparaturen oder die Hausverwaltung entfällt.
Wie hoch ist der Abzug für den Instandhaltungsanteil?
Dafür gibt es keinen gesetzlichen Prozentsatz. Der Abzug richtet sich danach, was der Hausmeister tatsächlich tut – ein Hausmeister, der ausschließlich kontrolliert und schließt, verursacht keinen Abzug, einer mit eigener Werkstatt einen erheblichen. Lässt sich der Anteil nicht ermitteln, darf er nachvollziehbar geschätzt werden.
Mein Hausmeisterdienst rechnet pauschal ab, ohne Aufschlüsselung. Was tun?
Zuerst den Hausmeistervertrag bei der Verwaltung anfordern – er beschreibt die geschuldeten Leistungen und ist der beste Beleg dafür, ob Reparaturarbeiten dazugehören. Erst wenn sich daraus nichts ergibt, kommt eine Schätzung in Betracht; halten Sie dann fest, worauf Sie sie stützen.
In meiner Hausgeldabrechnung stehen Hausmeister und Gartenpflege getrennt. Darf das sein?
Ja, wenn es zwei verschiedene Leistungen sind – etwa ein Gartenbaubetrieb für die Grünflächen neben einem Hausmeister, der damit nichts zu tun hat. Mäht dagegen der Hausmeister und wird die Gartenpflege zusätzlich angesetzt, ist dieselbe Arbeit zweimal abgerechnet. Das ist der Fall, den § 2 Nr. 14 BetrKV im zweiten Halbsatz ausschließt.
Nebenkostenabrechnung mit Hausmeisterkosten erstellen: Hausgeldabrechnung hochladen, Positionen prüfen, fertige Abrechnung ausdrucken.
Rechnen und Vorschau kosten nichts.