Mieterwechsel: Nebenkosten aufteilen und Kaution einbehalten
Kurz: Zieht ein Mieter mitten im Jahr aus, bekommt jeder Mieter eine eigene Abrechnung für seine Zeit. Feste Kosten teilen Sie nach Tagen, Heizung und Wasser nach Zählerstand. Die Zeit ohne Mieter zahlen Sie selbst. Einen Teil der Kaution dürfen Sie bis zur Abrechnung zurückhalten.
Zwei Mieter, zwei Abrechnungen
Ihre Hausgeldabrechnung gilt für das ganze Jahr. Für Ihre Mieter teilen Sie das Jahr in Zeiträume:
- Alter Mieter: vom 1. Januar bis zum Auszug
- Leerstand: die Wochen dazwischen, falls es welche gab
- Neuer Mieter: vom Einzug bis zum 31. Dezember
Jeder Mieter bekommt eine eigene Abrechnung über seinen Zeitraum. Für beide gilt dieselbe Frist: Für das Jahr 2025 müssen beide Abrechnungen bis zum 31. Dezember 2026 zugehen, auch die für den Mieter, der schon ausgezogen ist. Lassen Sie sich beim Auszug deshalb die neue Anschrift geben.
Feste Kosten: nach Tagen
Kosten, die nicht vom Verbrauch abhängen, teilen Sie nach Tagen auf. Dazu gehören zum Beispiel Grundsteuer, Gebäudeversicherung, Hausreinigung und Müllabfuhr.
Ein erfundenes Beispiel mit der Grundsteuer von 165,29 € im Jahr 2025 (365 Tage):
| Zeitraum | Tage | Anteil |
|---|---|---|
| Alter Mieter, 01.01. bis 30.06. | 181 | 81,97 € |
| Leerstand, 01.07. bis 31.07. | 31 | 14,03 € |
| Neuer Mieter, 01.08. bis 31.12. | 153 | 69,29 € |
| Summe | 365 | 165,29 € |
Rechenweg: Jahresbetrag ÷ 365 × Tage des Zeitraums. Den Rundungscent nehmen Sie in den Leerstand.
Heizung und Wasser: nach Zählerstand
Verbrauchsabhängige Kosten teilen Sie nach den Zählerständen am Tag des Wechsels. Lassen Sie deshalb beim Auszug und beim Einzug ablesen und halten Sie die Werte im Übergabeprotokoll fest. Melden Sie den Wechsel auch Ihrer Verwaltung oder dem Messdienst. Dann teilt der Messdienst die Heizkosten in seiner Abrechnung schon auf.
Wie das bei Heizung und Warmwasser im Einzelnen geht, auch ohne Zwischenablesung, steht im Ratgeber Heizkosten bei Mieterwechsel.
Leerstand zahlen Sie selbst
Für die Zeit, in der niemand in der Wohnung wohnt, dürfen Sie die Kosten auf keinen der Mieter verteilen. Diese Kosten bleiben bei Ihnen. Das gilt für feste Kosten genauso wie für die Grundgebühren von Heizung und Wasser.
Kaution: wie viel Sie zurückhalten dürfen
Zieht Ihr Mieter aus, steht die Abrechnung für sein letztes Jahr oft noch aus. Sie dürfen dann einen angemessenen Teil der Kaution zurückhalten, bis Sie abgerechnet haben (BGH, Urteil vom 18.01.2006, VIII ZR 71/05). Den Rest zahlen Sie aus.
- Angemessen heißt: so viel, wie Sie realistisch als Nachzahlung erwarten. Ein fester Betrag steht nicht im Gesetz. Eine gute Richtschnur ist die Nachzahlung des Vorjahres, anteilig für die Monate des laufenden Jahres.
- Die Frist bleibt: Sie dürfen nur so lange zurückhalten, wie Sie noch abrechnen dürfen.
- Nach der Abrechnung verrechnen Sie die Nachzahlung mit dem einbehaltenen Teil und zahlen den Rest sofort aus. Ergibt sich ein Guthaben, zahlen Sie es zusammen mit dem einbehaltenen Betrag aus.
Ein Beispiel: Im Vorjahr betrug die Nachzahlung 120 €. Der Mieter zieht zum 30. Juni aus. Ein Einbehalt von etwa 60 € bis 80 € ist nachvollziehbar. Die ganze Kaution von drei Monatsmieten zurückzuhalten, wäre es nicht.
Checkliste beim Mieterwechsel
- Zählerstände bei Aus- und Einzug ablesen, im Übergabeprotokoll festhalten
- Wechsel der Verwaltung und dem Messdienst melden
- Neue Anschrift des alten Mieters notieren
- Angemessenen Teil der Kaution zurückhalten, Rest auszahlen
- Nach Eingang der Hausgeldabrechnung zwei Abrechnungen erstellen, beide bis 31. Dezember des Folgejahres zustellen
- Vorauszahlung des neuen Mieters prüfen