Hausgeldabrechnung rein.
NK-Abrechnung raus.

Die Hausgeldabrechnung Ihrer WEG-Verwaltung für den Abrechnungszeitraum, den Grundbesitzabgabenbescheid Ihrer Stadt und die Summe der Vorauszahlungen, die Ihr Mieter tatsächlich geleistet hat. Mehr nicht. Wohnflächen und Miteigentumsanteile brauchen Sie nicht, weil Ihre Verwaltung die Verteilung bereits vorgenommen hat.

Nein, und das ist der häufigste Fehler. Die Abrechnung muss die Kosten nach Kostenarten getrennt ausweisen, den Umlagemaßstab nennen, den Anteil des Mieters berechnen und die Vorauszahlungen abziehen. Eine einzige Sammelsumme ist formell unwirksam – und formell unwirksam heißt: Sie haben nicht abgerechnet, mit allen Folgen für die Frist.

Alles, was der Substanz des Gebäudes dient oder Ihre eigene Verwaltung betrifft: Erhaltungsrücklage, Verwaltervergütung, Instandhaltung und Reparaturen, Kontoführungsgebühren, Rechtsanwalts- und Notarkosten, Mietausfallwagnis. Verwaltungen führen diese Posten oft in derselben Tabelle wie die umlagefähigen. Achten Sie auch auf die Abrechnungsspitze: Der Nachschuss, den Sie an die WEG zahlen, hat mit Ihrem Mieter nichts zu tun.

Das ist zulässig, solange der Zeitraum zwölf Monate umfasst und im Mietverhältnis konsequent beibehalten wird. Wichtig ist nur: Sie müssen die Vorauszahlungen desselben Zeitraums gegenrechnen, nicht die des Kalenderjahres. Läuft die WEG von Juni bis Mai, rechnen Sie auch die Mietervorauszahlungen von Juni bis Mai.

Zeitabhängige Kosten teilen Sie taggenau. Bei Heiz- und Warmwasserkosten geht das nicht: Die Heizkostenverordnung verlangt eine Zwischenablesung oder eine Aufteilung nach Gradtagszahlen, weil im Winter deutlich mehr verbraucht wird als im Sommer. Fordern Sie die Zwischenablesung beim Messdienst an, bevor der alte Mieter auszieht – nachträglich wird es teuer.

Die Kosten für Zeiten, in denen die Wohnung leer stand, tragen Sie selbst.

Zwingend beilegen müssen Sie sie nicht. Der Mieter hat aber Anspruch auf Belegeinsicht, und die Heizkosten sind fast immer der größte Einzelposten. Wer die Abrechnung des Messdienstes gleich mitschickt, spart sich Rückfragen. Noch bequemer: Lassen Sie beim Messdienst hinterlegen, dass die Nutzerabrechnung direkt auf den Mieter läuft.

Ja, nach einer Abrechnung durch Erklärung in Textform (§ 560 Abs. 4 BGB). Angemessen ist ein Zwölftel der abgerechneten Kosten – ein pauschaler Sicherheitszuschlag obendrauf ist unzulässig. Wirksam wird die Anpassung sinnvollerweise ab dem übernächsten Monat nach Zugang. Voraussetzung ist eine formell ordnungsgemäße Abrechnung.

Umgekehrt gilt dasselbe: Ergibt sich ein deutliches Guthaben, kann Ihr Mieter die Senkung verlangen.

Ihre Nachforderung ist ausgeschlossen, sofern Sie die Verspätung zu vertreten haben. Ein Guthaben müssen Sie trotzdem auszahlen – die Frist schützt den Mieter, nicht Sie. Rechnen Sie also auch verspätet ab. Kommt die Abrechnung Ihrer Verwaltung regelmäßig zu spät, ist das kein Entschuldigungsgrund; die Rechtsprechung mutet Ihnen zu, notfalls anhand eigener Unterlagen abzurechnen.

Das Nebenkostenprivileg für Kabelanschlüsse ist zum 1. Juli 2024 entfallen. Sammelverträge lassen sich seitdem nur noch unter engen Voraussetzungen umlegen – ältere Verwalterabrechnungen führen den Posten trotzdem weiter als umlagefähig. Stellplatz- und Tiefgaragenkosten dürfen Sie nur umlegen, wenn der Stellplatz im selben Mietvertrag mitvermietet ist.

Nein. Das Auslesen und Rechnen läuft vollständig in Ihrem Browser. Die Dateien verlassen Ihren Rechner nicht. Für das Lesen von PDFs und die Texterkennung werden beim ersten Upload zwei Programmbibliotheken aus dem Internet nachgeladen – die Dokumente selbst werden dabei nicht übertragen.

Der Mieter kann verlangen, die Originalbelege einzusehen – Rechnungen, Verträge, die Abrechnung des Messdienstes, auch die Hausgeldabrechnung, soweit sie Grundlage war. Üblich ist die Einsicht am Ort der Verwaltung nach Terminabsprache. Kopien gibt es gegen Erstattung der Kosten; wohnt der Mieter weit entfernt, kann die Übersendung zumutbar sein.

Solange die Einsicht verweigert wird, kann er die Zahlung der Nachforderung zurückhalten.

Ab Zugang der Abrechnung hat der Mieter zwölf Monate Zeit, Einwendungen mitzuteilen. Danach sind sie ausgeschlossen, es sei denn, er hat die Verspätung nicht zu vertreten. Diese Frist ist das Gegenstück zu Ihrer Abrechnungsfrist – deshalb steht der Hinweis darauf in jeder Abrechnung, die dieses Werkzeug erzeugt.

Wurden Heiz- und Warmwasserkosten nicht verbrauchsabhängig abgerechnet, darf der Mieter seinen Anteil um 15 Prozent kürzen (§ 12 HeizkostenV). Das betrifft auch den Fall, dass bei unterjährigem Einzug einfach nach Tagen geteilt wurde, statt eine Zwischenablesung vorzunehmen.

Seit 2023 teilen sich Vermieter und Mieter die CO₂-Kosten des Heizens nach einem Stufenmodell: Je schlechter das Gebäude gedämmt ist, desto größer der Anteil des Vermieters – bis zu 95 Prozent. Nimmt der Vermieter die Aufteilung nicht vor, darf der Mieter seine Heizkosten pauschal um drei Prozent kürzen. Der Anteil muss in der Abrechnung ausgewiesen werden.

Vermieter müssen den Grundsatz der Wirtschaftlichkeit beachten (§ 556 Abs. 3 BGB). Wer eine Gartenpflege beauftragt, die das Dreifache des Ortsüblichen kostet, kann den Überschuss nicht umlegen. In der Praxis gewinnt der Mieter das selten – er muss den Verstoß darlegen – aber es lohnt sich, einen großen Sprung gegenüber dem Vorjahr zu erklären, bevor er gefordert wird.

Hat der Mieter eine überhöhte Nachzahlung geleistet, kann er sie zurückfordern; der Anspruch verjährt regelmäßig in drei Jahren zum Jahresende. Umgekehrt darf er laufende Vorauszahlungen zurückbehalten, wenn die fällige Abrechnung nach Ablauf der Frist noch immer fehlt.

Von den Betriebskosten sind haushaltsnahe Dienstleistungen und Handwerkerleistungen steuerlich begünstigt (§ 35a EStG) – 20 Prozent der Arbeitskosten mindern direkt die Steuerschuld des Mieters. Dafür braucht er die Aufschlüsselung vom Vermieter. Die Hausverwaltung liefert sie meist mit; dieses Werkzeug liest sie aus und druckt sie als Anlage mit.

Ein formeller Fehler – etwa eine fehlende Kostenaufstellung oder ein nicht erläuterter Verteilerschlüssel – macht die Abrechnung insgesamt unwirksam. Nach Ablauf der Zwölfmonatsfrist lässt sich das nicht mehr heilen. Ein inhaltlicher Fehler, etwa ein falscher Betrag, macht die Abrechnung dagegen nicht unwirksam; er wird korrigiert, allerdings nach Fristablauf nur noch zugunsten des Mieters.