Welche Unterlagen brauche ich für die Nebenkostenabrechnung einer Eigentumswohnung?

Die Hausgeldabrechnung der WEG-Verwaltung, den Grundsteuerbescheid und die Summe der geleisteten Vorauszahlungen. Wohnflächen und Miteigentumsanteile sind nicht nötig, weil die Verwaltung die Verteilung bereits vorgenommen hat. Wird nichts erkannt, lassen sich die Positionen von Hand eintragen; gerechnet und gedruckt wird trotzdem.

Reicht es, die Summe aus der Hausgeldabrechnung an den Mieter weiterzugeben?

Nein. Die Abrechnung muss die Kosten nach Kostenarten getrennt ausweisen, den Umlagemaßstab nennen, den Anteil des Mieters berechnen und die Vorauszahlungen abziehen. Eine einzige Sammelsumme ist formell unwirksam.

Nebenkostenabrechnung erstellen

Q: Werden meine Dokumente hochgeladen?

Zuerst liest Ihr Browser die Datei selbst. Liefert das kein verlässliches Ergebnis – bei Scans und Fotos immer –, gehen die Seiten als Bild über unseren Server an eine KI von OpenAI. Wir speichern sie nicht, trainiert wird damit nicht. Eingaben aus dem Formular gehen dabei nicht mit.

Einmal im Jahr

Kennen Sie das?

Die Abrechnung der Verwaltung liegt seit Wochen auf dem Tisch, und Sie wissen nicht, wo Sie anfangen sollen.
Oben steht eine Nachzahlung, aber was davon Ihr Mieter trägt, steht nirgends.
„Umlagefähig“, „Abrechnungsspitze“, „Zuführung zur Rücklage“: Sie ahnen, was gemeint ist, sicher sind Sie nicht.

Sie sind damit nicht allein. Die Hausgeldabrechnung regelt das Verhältnis zwischen Ihnen und der Eigentümergemeinschaft. Für Ihren Mieter war sie nie gedacht. hausgeldpilot.de macht daraus die Abrechnung, die Ihr Mieter bekommt.

Ein Vermieter am Esstisch mit drei Blättern: Hausgeldabrechnung, Grundsteuerbescheid und die Nebenkostenabrechnung für den Mieter

Ablauf

Drei Schritte, keine Vorkenntnisse

Wohnflächen und Miteigentumsanteile brauchen Sie nicht: Ihre Verwaltung hat die Verteilung längst gemacht.

Eine Hausgeldabrechnung liegt auf dem Tisch, ein Handy fotografiert die erste Seite

Hochladen

Hausgeldabrechnung und Grundsteuerbescheid als PDF, Scan oder Handyfoto. Was mit Ihren Unterlagen geschieht →

Bildschirmfoto: umlagefähige Positionen mit Häkchen, darunter Erhaltungsrücklage, Verwaltervergütung und Reparatur ausgegraut und abgewählt

Durchsehen

Rücklage, Verwaltervergütung und Reparaturen sind schon abgewählt, die Summen gegen die Ihrer Verwaltung gerechnet. Sie sehen jede Position und entscheiden.

Bildschirmfoto der fertigen Betriebskostenabrechnung: Summe der umlegbaren Kosten, Grundbesitzabgaben, abzüglich Vorauszahlungen, Ergebnis Nachzahlung 474,80 Euro

Ausdrucken

Anschreiben, Anlage 1 mit allen Kostenarten, Anlage 2 nach § 35a EStG. Als PDF. Beispiel ansehen →

Was auf dem Spiel steht

Drei Fehler, die Vermieter Geld kosten

Die Frist verstreicht.

Geht die Abrechnung nicht bis zum 31. Dezember des Folgejahres beim Mieter zu, ist Ihre Nachforderung in der Regel weg. Ein Guthaben müssen Sie trotzdem auszahlen.

Die Grundsteuer fehlt.

Sie steht nicht in der Hausgeldabrechnung, sondern im Bescheid der Gemeinde. Wer sie vergisst, zahlt sie selbst.

Zu viel umgelegt.

Rücklage oder Verwaltervergütung in der Mieterabrechnung: Der Mieter streicht den Posten, und ab dann prüft er jede Zeile.

→ hausgeldpilot.de zeigt die verbleibende Frist, meldet eine fehlende Grundsteuer und lässt Posten abgewählt, die Ihre Verwaltung als nicht umlagefähig ausweist.

Preis

Eine verlorene Nachzahlung kostet schnell mehr als 19,90 €.

Eine Abrechnung

19,90 € einmalig je Wohnung und Abrechnungsjahr

Anschreiben an Ihren Mieter
Anlage 1 mit allen Kostenarten und Verteilerschlüsseln
Anlage 2 nach § 35a EStG, soweit Ihre Abrechnung ihn ausweist
Vorschlag für die neue Vorauszahlung
Beliebig oft neu erstellen, wenn Sie etwas korrigieren
Als Werbungskosten absetzbar

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Die fertige Betriebskostenabrechnung 2025 als ausgedruckter Brief auf dem Tisch, daneben ein Fensterumschlag und ein Stift

Hochladen, Auslesen und Ihr Ergebnis in Euro kosten nichts. Sie zahlen erst, wenn Sie das Ergebnis gesehen haben.

Sie rechnen bisher selbst? Warum hausgeldpilot.de →

Ein Angebot aus Köln. Impressum · Kontakt · Wie nachgerechnet wird
Für die Frist zählt der Zugang beim Mieter, nicht das Absendedatum.

Häufige Fragen

Was Vermieter fragen

Welche Unterlagen brauche ich?

Die Hausgeldabrechnung Ihrer WEG-Verwaltung, den Grundsteuerbescheid und die Summe der geleisteten Vorauszahlungen. Wohnflächen und Miteigentumsanteile brauchen Sie nicht. Wird nichts erkannt, tragen Sie die Positionen von Hand ein; gerechnet und gedruckt wird trotzdem. Ausführlich

Reicht es, die Summe aus der Hausgeldabrechnung weiterzugeben?

Nein, und das ist der häufigste Fehler. Vier Angaben muss die Abrechnung tragen: Kostenarten getrennt, Umlagemaßstab, Anteilsberechnung, Abzug der Vorauszahlungen. Eine einzige Sammelsumme ist formell unwirksam. Ausführlich

Werden meine Dokumente irgendwo hochgeladen?

Zuerst liest Ihr Browser die Datei selbst. Liefert das kein verlässliches Ergebnis – bei Scans und Fotos immer –, gehen die Seiten als Bild über unseren Server an eine KI von OpenAI. Wir speichern sie nicht, trainiert wird damit nicht; der Hinweis steht am Dateifeld, bevor Sie eine Datei auswählen. Ausführlich

Für wen ist hausgeldpilot.de nicht gedacht?

Für Mehrfamilienhäuser in Eigenregie und für die Verwaltung fremder Wohnungen. Warum, steht auf „Über uns“. Vermieten Sie mehrere Eigentumswohnungen, rechnen Sie jede einzeln ab.

Alle vierzehn Fragen und Antworten →

Legen Sie die Abrechnung nicht noch eine Woche zur Seite.

Nach dem Hochladen sehen Sie, was Ihr Mieter schuldet und was bei Ihnen bleibt.

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Hausgeldabrechnung rein. Nebenkostenabrechnung raus.

Beispiel Abrechnung 2025

Kennen Sie das?

Drei Schritte, keine Vorkenntnisse

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Drei Fehler, die Vermieter Geld kosten

Die Frist verstreicht.

Die Grundsteuer fehlt.

Zu viel umgelegt.

Eine verlorene Nachzahlung kostet schnell mehr als 19,90 €.

Eine Abrechnung

Was Vermieter fragen

Legen Sie die Abrechnung nicht noch eine Woche zur Seite.